情シス君が株式会社トムスエージェンシー様のIT業務効率化と生産性向上を支援

お話を伺ったお客様

取締役 宮本様

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創業6期目を迎える株式会社トムスエージェンシーは、BPO事業を中心に幅広いサービスを提供しています。また、アプリ開発事業も展開しており、短時間人材の雇用をサポートするアプリ開発にも取り組んでいます。

そんな株式会社トムスエージェンシーが直面していたのは、プロジェクトによって変動する従業員数と情報セキュリティ管理の課題でした。特にPマーク取得企業として高いセキュリティレベルが求められる中、プロジェクト規模に応じたIT管理体制の構築が課題となっていました。

そこで、宮本様を中心に、現場のニーズに即したIT支援を目指し、「IT顧問 情シス君」に依頼いただきました。

今回は、トムスエージェンシーの宮本様に、IT業務改革の取り組みについてお話を伺いました。

ヘルプデスク対応を役員が対応

ートムスエージェンシーでの宮本様の役割について教えてください

宮本様：

幅広い事業を展開していますが、主にBPO事業を中心にさまざまな業務を行っています。BPOは広い意味を持ちますが、当社では企業様から依頼を受けて事務局運営を行う仕事が多いです。例えば行政系のBPOだと1000人規模の人材を供給し、事務局を運営するというのが主なビジネスモデルになっています。

不動産事業も行っていますので、プロジェクトに応じて最適な物件やシェアオフィスを選ぶところから事務局運営を始めるケースもあります。

また、アプリの事業部もあり、現在は別会社化を進めているところです。このアプリは短時間人材の雇用を支援するもので、当社は人材派遣や人材紹介の免許も持っているため、幅広いサービスを提供できる体制を整えています。

ー情シス君とのお取り組みのきっかけを教えてください

宮本様：

私自身がインターネットで調べて情シス君を知ったのが始まりでした。以前は「プリンターに接続できません」「PCが立ち上がりません」といった問い合わせが各所から発生している状況でした。加えてプロジェクトが始まった際は一斉に400〜500人分のPCのキッティングを自社で行う必要もあります。

こうした状況の中で、「これはちょっと我々だけでは難しい」という話になり、情シス君に相談させていただくことになりました。

プロジェクトごとに人員が変動する難しさ

宮本様：

当社の特徴として、プロジェクトによって従業員数が大きく変動するという点があります。プロジェクトがない時期は20人程度ですが、プロジェクト実施時には1,000人、2,000人規模になることもあります。

そのため、情シス担当者を常時雇用するというのも難しく、数名で分担して対応していました。

ー具体的にどのような業務課題を感じていましたか？

宮本様：

直近で、3つの業務課題がありました。

1つ目は、情報資産管理の問題です。例えば情報資産の一覧表は持っているのですが、リニューアルしたいと考えていました。ただし、外部の方に全ての情報を見せることもセキュリティ上難しく、情報管理の整理から始める必要がありました。

2つ目は、セキュリティソフトの一元管理とバージョン統一の課題です。PCの導入時期や購入時期によって、セキュリティソフトのバージョンやライセンス更新時期にばらつきが生じていました。全社的なセキュリティレベルを均一に保つためには、これらを一括で管理し、計画的にアップデートしていく必要がありましたが、複数事業所に分散したPCを一斉に管理するのは容易ではありませんでした。

3つ目は、ドメイン関連の障害対応です。例えば、様々なWebサイトとそれに紐づくメールドメインがあって、あるとき1つのドメインに問題が発生した際の対応などが課題でした。

情報セキュリティに対するハードルがあった

宮本様：

私たちが考慮すべきだったのは、情報セキュリティと業務効率のバランスです。Pマーク取得企業として高いセキュリティレベルを維持しながら、いかに効率的に業務を行うかという点が重要でした。

新しいPCのキッティングなどの業務は円滑に進めることができましたが、既存PC内のデータ確認や複数事業所に分散したPCの管理などは、情報セキュリティと効率性の両立が求められる領域でした。情シス君のサービスを通じて、こうした課題に対する効果的なアプローチを学ぶことができました。

ー情報セキュリティのハードルがあるとわかった中、情シス君はどのようなサポートを提供しましたか？

落合様（情シス君 営業担当）：

具体的なサポート内容としては、ヘルプデスクの一時対応や社内PCのキッティング、資産管理台帳の整備などに取り組みました。

また、セキュリティソフトの導入状況確認やベンダー整理といった資産調査も行いました。宮本様の空き時間を活用して、様々な精査作業も行わせていただきました。

宮本様：

振り返ってみると、情報の階層化が重要だったと感じています。例えば「この情報はここまで見せても大丈夫」といったレベル分けをもっと明確にした上で、外部の方に閲覧していただく範囲を限定すべきでした。

当社の管理システムは一つになっているので、アクセス権を付与すると全ての情報が見えてしまうという問題がありました。情報資産や危機資産の整理から始めるべきだったと思います。

ー本来の目的は達成できなかったかと思いますが、ほかに助かった点はありましたか？

宮本様：

いえ、課題が全く解決しなかったわけではありません。むしろ、「そんな簡単にはできないんだ」ということが分かったこと自体が大きな成果でした。

例えば、1000人規模の時には対応が難しくても、20人規模になった時ならば対応できる。その時に必要なセキュリティソフトの入れ替えなどを計画的に進められるという展望が見えてきました。

また、情シス君のサービスを通じて、情報セキュリティの考え方や細かいリスクについても理解が深まりました。

IT管理体制の重要性に気付かされた

宮本様：

当社は現在6期目で、ちょうど事業規模が大きくなり、専任の情シス担当者を置くべきか検討するタイミングにあります。情シス君のようなサービスは、企業の成長段階に応じて様々な形で活用できるのがメリットだと感じています。創業間もない企業はもちろん、成長途上にある企業にも柔軟に対応してくれました。

当社はすでにPマークを取得しており、ある程度の情報管理体制を整えていましたが、情シス君のサポートによって日常的なIT運用の負担軽減と、より高度な情報管理体制の構築に向けた気づきを得ることができました。

ー今後のIT管理体制についてどのようにお考えですか？

宮本様：

今回の情シス君との連携を通じて、IT管理の重要性をより一層実感しています。特にアプリ事業部の分社化を進める中で、情報セキュリティのレベルアップが必要になると認識しました。

開発チームが基本的なセキュリティ対応をしつつも、より専門的な視点からのアドバイスや支援も重要です。例えばVPN構築や適切なサーバー環境の選定など、戦略的なIT基盤づくりについても、情シス君のような専門家の知見を活用していきたいと考えています。

これからも自社の成長に合わせて、情シス君との連携を進化させていくことで、効率的かつセキュアなIT環境を構築していきたいですね。

企業成長に合わせた情シス体制の進化が必要

宮本様：

企業の成長に伴って情シス体制も進化させていく必要があると実感しています。情シス君は様々な成長段階の企業に対応できる柔軟性を持っており、私たちのような成長途上の企業でも大きな価値を提供してくれました。

特に評価しているのは、現状の業務課題を解決するだけでなく、将来の情報システム体制についての視点も得られたことです。日常的なヘルプデスク業務のサポートから、より戦略的なIT活用のアドバイスまで、幅広い支援をしていただけました。

今回の経験は、当社の発展段階に合わせて情シス体制を最適化していくための貴重な機会となりました。

ー振り返ってみて、情シス君サービスの良かった点はどこですか？

宮本様：

6ヶ月の契約期間中は非常に満足していました。私たちの手が空く、つまり本来の業務に集中できるようになったことが最大のメリットです。

例えば、20台30台のPCのキッティング作業などは非常に時間がかかりますが、それをサポートしていただけたのは助かりました。また、セキュリティソフトの確認なども効率的に行うことができました。

振り返ると、お互いの期待値や目標をより明確に共有することの重要性を感じています。IT課題は多岐にわたるため、優先順位や具体的なゴールを設定することで、さらに効果的な連携ができたかもしれません。

担当していただいた方は非常に親身で、日常的な課題に素早く対応してくださいました。また、私たちの業務特性を理解しようと努めてくださった点も大変ありがたく思っています。今後も成長するにつれて、様々なレベルでの支援を柔軟に活用できる関係性を築いていきたいと考えています。

ー最後に、これから情シス君の導入を検討する企業へのアドバイスをお願いします

宮本様：

企業の成長段階や業務特性に合わせたIT活用を考える上で、情シス君のような外部パートナーは非常に心強い存在だと思います。特に注目すべき点は、自社の状況に合わせてサービス内容を柔軟に調整できることです。

創業間もない企業はもちろん、私たちのように成長途上にある企業、さらには大規模な組織まで、それぞれのニーズに応じた支援を受けられるのが魅力です。情シス担当者を雇用するコストと比較しても、必要な時に必要なレベルのサポートを受けられるという点は非常に効率的だと感じています。

最も重要なのは、自社の課題を明確にした上で、情シス君との連携方法を考えること。日常的なヘルプデスク業務から戦略的なIT活用まで、様々なレベルでの支援が可能なので、自社に最適な形で活用されることをお勧めします。

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