「情シス君の迅速かつ柔軟な対応に助けられました」情シス君が老舗中華料理チェーンのITインフラ整備と生産性向上を支援
お話を伺ったお客様
民権企業株式会社 管理本部長 瀬戸康太郎氏
創業60年以上の歴史を誇る民権企業株式会社は、四川飯店を中心に全国で従業員数は400名規模、約10店舗の中華料理レストランを展開する老舗企業です。
しかし、そんな民権企業株式会社が直面していたのは、IT基盤の整備と情報システム管理体制の構築という課題でした。特に通信インフラやPOSシステム、予約管理など、多岐にわたる業務でデジタル化と効率化が求められていました。一方で、専任の情報システム担当者がおらず、場当たり的な対応に頼らざるを得ない状況が続いていました。
そこで、瀬戸さまを中心に、現場のニーズに即したIT基盤の整備を目指し、「IT顧問 情シス君」に依頼いただきました。
今回は、民権企業株式会社の瀬戸さまと、「IT顧問 情シス君」担当の武藤氏に、IT業務改革の取り組みについてお話を伺いました。
「今まで当たり前に享受していたインフラが、IT環境整備の積み重ねによるものだったと思い知らされた」
――民権企業株式会社での瀬戸さまの役割について教えてください。
民権企業株式会社 管理本部長 瀬戸さま
瀬戸さま：
私は3年前に入社し、現在はバックオフィス全般を見る立場にあります。5名体制で人事、労務、経理などを担当しており、私自身は営業や出店計画なども含めた幅広い業務を見ています。
当社は創業60年を超える老舗の中華料理チェーンですので、良くも悪くも職人的な組織として発展してきました。そのため、これまでバックオフィスの専門性が高くありませんでした。みんなで分担しながら業務を進めてきた状況です。
私が以前いた企業は比較的大きかったので、ITインフラは当たり前に享受していて、裏でメンテナンスが行われているとか正直全然感じずに、メリットだけを享受していたと思います。なので転職してきたときは「これもないの？」みたいな驚きの連続でした。
今まで当たり前にあったITインフラというのは、それなりの努力を積み重ねてきたものなんだなと再認識しましたね。
――具体的にどのような業務課題を感じていましたか？
瀬戸さま：
大きく分けて3つの課題がありました。
1つ目は、IT基盤の整備不足です。通信インフラやPOSシステム、予約管理など、デジタルツールの導入は進んでいましたが、長期的な計画なく場当たり的に対応してきた面がありました。
2つ目は、備品管理や各店舗の通信インフラの状況把握が不十分だったことです。例えば、各店舗のPCやPOSシステムの状況、通信環境などの把握が十分にできていませんでした。
3つ目は、専任の情報システム担当者がいなかったことです。これにより、トラブル対応や業務効率化が遅れがちでした。
これらの課題に対して、IT基盤の整備と管理体制の構築が急務だと感じていました。
「情シス君は迅速かつ柔軟な対応に助けられた」
――情シス君への依頼を決められたきっかけは何だったのでしょうか？
瀬戸さま：
直接のきっかけは、今年3月初めに発生した通信障害でした。本店で突然、通信が全く使えなくなり、予約サイトやグルメサイトの管理もままならない状況に陥りました。
当時は、誰に相談すれば良いのかも分からず、自分で対応しようとしました。過去の書類を調べて、いくつかのベンダーさんに連絡を取りましたが、たらい回しにされてしまいました。
結局、定休日の月曜日を使って、天井を開けて無線の端末を差し直したり、電話でベンダーと相談しながら試行錯誤を繰り返しました。最終的には、建物外の障害が原因だということが分かり、NTTさんに対応してもらって復旧しましたが、この対応に2日間もの時間を費やしてしまいました。
この経験から、IT管理の専門家の必要性を強く感じました。同時に、こういったトラブルが再び発生した場合、私の時間を大きく奪ってしまうだけでなく、店舗の営業にも大きな支障をきたすリスクを実感しました。
――その後、情シス君を知ることになったわけですが、選んだ理由を教えていただけますか？
瀬戸さま：
情シス君を選んだ理由は、相談した際の対応の速さだったと思います。ネットで調べて情シス君のWebサイトを見つけ、夕方5時頃に問い合わせをしました。驚いたことに、その日の夜7時半頃には連絡が来て、具体的な打ち合わせの話が進みました。通常の業務時間外だと思われる時間にも関わらず、このような迅速な対応をしていただいたことに、非常に信頼感を覚えました。
また、常駐の情報システム担当者を雇用するほどの予算や業務量はないと判断しましたが、情シス君のサービスは必要な時に必要なだけ利用できる柔軟な形態でした。これは、当社のような人数が多くない企業にとって非常に魅力的に感じました。
――実際に情シス君はどのような取り組みを行っていますか？
株式会社デジタルハック 「IT顧問 情シス君」プロジェクトマネージャー 武藤
武藤：
ネットワークの障害が起きたというところがあったので、実際に問題が発生してから何をどうする、どういう問題が発生した時にどういうことをしたらいいのかなど、すぐに対応できるような体制を整えることを目指しました。また、瀬戸さまやほかの方でも、ネットワークの現状を把握できる状態にすることをゴールとしていました。
具体的には、ネットワークの構成図を作成したり、実際に5店舗ほどを3ヶ月かけて回り、構成図を作成したり、説明資料を作成したりしました。
最終的には、機器の入れ替えや新しい業者への乗り換えなど、ベストな状態に持っていくことが最終ゴールですが、そういった対応にはコストが発生します。そのため、まずは現在の状況やリスクを顕在化させることを目指しました。
漠然と「調子が悪い」というだけでなく、何がどうなっているのかという、いわば健康診断のようなものを実施し、各店舗ごとに構成図やカルテのようなものを作成しました。
瀬戸さま：
そうですね。各店舗にどのようなリスクがあるかを示していただき、それを変えるか変えないかは我々の判断になりますが、軽度なリスクであれば経過観察、重大なリスクであれば皆で話し合って入れ替えを検討するなど、店舗ごとにバランスを取りながら対応できるようになりました。
また、PCやデスク、社用スマホなどの管理も行っていただきました。これらも重要な資産ですが、これまで統一的な管理ができていませんでした。例えば、店舗でPCが壊れたら近くの人が10万円以下のWindows PCを買ってくるといった場当たり的な対応をしていました。各店舗の端末のスペックや台数、使用年数などの管理ができていなかったので、実際に現地で確認しながらリストを作成していただいたのは非常にありがたかったです。
「情シス君の支援で、IT管理の全体像が把握でき、リスク管理も可能に」
――情シス君を利用されての感想はいかがでしょうか？
瀬戸さま：
全体的に満足しています。特に、ネットワーク構成図や各店舗のIT環境のカルテを作成していただいたことが非常に有益でした。これにより、各店舗のリスクが可視化され、優先順位をつけて対応できるようになりました。
また、PCやスマートフォンなどの端末管理も整理してくれました。これまで場当たり的だった機器の購入や管理が、計画的に行えるようになりました。
結果として、IT管理の全体像が把握でき、リスク管理も可能になりました。今後の拡大に向けて、強固な基盤ができたと感じています。
――振り返ってみて、もっとこうしたかったなという点はありますか？
瀬戸さま：
「こうしたかったな」という点で言うと、こちら側にもう少しリテラシーや方向性をしっかり定めておくべきだったかもしれません。情シス君側はプロなので、こちらが「こういうことをしたい」「ここがどうなっているの？」と聞けば、適切な回答やアドバイスをくれると思います。しかし、こちら側が全体像を把握できていなかったため、少し宝の持ち腐れ感があったように思います。
こちら側がもう少し課題感を高い解像度で把握できていれば、もっと具体的なやり取りができたのではないかと思います。
――今後の展望についてお聞かせください。
瀬戸さま：
IT周りの管理については、まだまだ課題が残っています。一旦状況がクリアになったという段階なので、今後はリスクの高い順に、少し時間をかけながら各店舗の改善を進めていく流れになります。
まずはそれで状況が改善すれば良いと考えていますが、その先には端末管理の強化やシステム全体のオーガナイズなど、さらなる課題が出てくるだろうと思っています。
飲食店のフロント側でのITの導入や、内部でのコミュニケーションツールについても検討は必要ですが、現時点ではそれほど優先度は高くありません。レストラン業界では使用するツールがある程度限られており、特殊で高価なものはあまりないからです。
ただし、日常的に現場でも使用しているツールは多いので、それらの整備は進めていく必要があります。特にハードウェアや通信インフラは、使用していくうちに劣化しますし、バージョンアップに伴い古くなっていくので、継続的に注視していく必要があります。
適切なタイミングで、また情シス君に相談させていただくつもりです。今回、相談できるチャンネルができたことだけでも一つの前進だと思っています。何かあった時にすぐに相談できる、そういう役割で関わっていただけたらと考えています。
武藤：
民権企業株式会社さまの今後の展望に沿って、我々も全力でサポートさせていただきます。
通常、従業員100名くらいから情報システム担当を1人置くことが多いのですが、その100名の方が皆さんデスクワークでパソコン操作していて、ようやく1名置くくらいです。民権企業株式会社さまの場合は、パソコンの台数も少なく、常駐の担当者を置く必要性はそれほど高くないと思います。そのため、我々のような外部サポートの形が適していると考えています。
今後も、民権企業株式会社さまの業務特性や規模に合わせた、柔軟なサポートを提供していきたいと思います。特に、IT基盤の整備や管理体制の構築、さらには業務効率化のためのツール導入など、段階的に支援させていただければと考えています。
情シス兼任担当者の負担軽減は情シス君にお任せください！
「情シス業務を兼任しているが、他の業務との両立が難しい」
「IT機器やネットワークの管理に手が回らない」
「専門的なサポートが必要だが、専任の担当者を置けない」
そんな課題を抱える企業様の情報システムのご相談は「IT顧問 情シス君」にお任せください。情シス君では、ITインフラの管理や運用サポートを通じて、兼任担当者の負担を大幅に軽減します。専門スタッフが必要な時に適切な対応を行い、企業のIT環境を最適化します。まずはお気軽にご相談ください。
民権企業株式会社（四川飯店）
- 業種
- 飲食業
- 従業員数
- 400名