「社内のリソース負荷が軽減され、業務改善に着手できるようになった」情シス君が、イベント現場運営企業のIT・情シス体制強化を支援

お話を伺ったお客様

株式会社ランクアップ平野屋 ※写真左側から 情報システム部門　芹澤様／情報システム部門　及川様

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株式会社ランクアップ平野屋は、舞台やイベントの現場運営を担う企業です。
劇場やイベント会場での設営・人員手配などを手がけ、制作現場を支えています。

同社では2024年の組織体制の見直しに伴い、これまで各所に分散していた情報システムの関連業務が芹澤様と及川様へ一元化されました。
結果として社内からの問い合わせなどが集中し、社内リソースだけでは対応が難しい状況が浮き彫りになりました。

今回は芹澤様と及川様に、組織再編によって顕在化した課題と情シス君との取り組みについて伺いました。

IT関連業務が一元化されたことでリソースが逼迫し、業務マニュアルの整備などの改善が追いつかない状態に

――まずは、お二人の役割について教えてください。

芹澤様：

私は情報システム業務の専任として、基幹システム開発の進捗管理や社内ヘルプデスク対応を行っています。

及川様：

私は横浜支店を拠点に現場業務と並行して、情シス業務を兼務しています。
具体的な業務としては、PC管理や基幹システムの改修対応を担当しています。

株式会社ランクアップ平野屋　芹澤様（写真左）、及川様（写真右）

――情シス君の導入前にはどのような課題がありましたか？

芹澤様：

当時は組織再編を機に、社内の各所に分散していたIT関連の業務を情報システム担当として集約することになりました。
しかし集約された業務量が多く、日常の運用業務を回すだけでも手一杯な状態でした。
その影響で、マニュアルの整備といった改善業務までは着手できていませんでした。

マニュアル整備や調査業務を情シス君に依頼したことで、社内のリソース負担を削減できた

――情シス君を導入した経緯を教えてください。

芹澤様：

業務全体の優先順位を整理しながら体制づくりを進めてきましたが、社内リソースだけでの運用には限界があると判断しました。
専任担当者を採用しようとも進めていましたが、なかなか上手くいかなかったです。

そこで、アウトソーシングを活用して体制構築する選択肢を検討しました。
情シス君であれば一般的な作業代行とは異なり、業務の標準化によって将来的な内製化も視野に入れることができます。
また、補助金の活用というコスト面でのメリットも重なり、導入を決めました。

――実際に情シス君にはどのような支援を依頼され、どのような変化がありましたか？

及川様：

最初の1ヶ月目で業務の引き継ぎを行い、その後実務に取り組んでもらうという流れでした。

まず依頼した業務の一つがマニュアル作成です。
担当者ごとの経験に頼っていた手順や説明内容を整理し、
初めて担当する人でも理解しやすい形にまとめてもらいました。

具体的な項目はISMS認証の研修資料や基幹システムの比較資料、各種ツールのガイドラインなどです。
こうした情報をすべてNotionというドキュメントツールに集約して、誰でも参照できる状態に整えてもらいました。

業務連絡は普段から社内利用しているTeamsを使って、いつでも担当の方とやり取りできました。

導入後の変化としては、業務を外部に任せられるようになったことで私と芹澤のリソース負担が軽減されました。
特にマニュアル化や調査業務といった、重要でも後回しになりがちな部分に着手できるようになりました。

また、必要な情報が整理された形で揃うようになりました。
検討の優先順位がつけやすくなり、プロジェクト全体の進め方が以前より明確になったと思います。

ただ、依頼内容を整理するこちら側のリソースが十分ではない時期もあり、
「もっと早い段階から依頼しておきたかった」と感じています。
特に社内だけでは進めにくい検討内容ほど、早めに相談しておくべきでした。

株式会社デジタルハック　アカウントマネージャー 落合

今後は外部知見を活用しつつ、ISMS認証取得などを推進したい

――今後、御社が進めたい取り組みについて教えてください。

芹澤様：

まずはISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証の取得に取り組みたいと考えています。

弊社事業の特性上、スタッフや取引先に関する個人情報を取り扱う場面は多くあります。
こうした情報は一度インシデントが起きると、取引先やスタッフからの信頼を失いかねません。
そのため、属人的な対応や場当たり的なルールではなく、組織として一貫したセキュリティ管理体制を整える必要があると感じています。

ISMS認証取得にあたっては、外部の専門家の力も借りながら進めていきたいと考えています。
知識や考え方を補いながら、事業を安定して継続できる状態を目指していきたいです。

情シス君は、リソース不足・属人化に課題を抱える企業に最適なサービス

――最後に、情シス君はどのような企業におすすめだと感じますか？

及川様：

慢性的なリソース不足によって、日々の運用業務だけで手一杯になっている企業におすすめです。

多くの担当者は、「今後はセキュリティ対策もしなければ」「業務効率化のためにシステムを見直したい」といったやるべきことを頭では分かっているんです。
しかし、目の前のトラブル対応などに追われ、どうしても改善業務まで手が回らないというのが実情だと思います。

とはいえ、特定の誰かに業務が集中し「その担当者がいないと何も分からない」という属人化した状態を放置するのは、長期的には経営上のリスクになりかねません。

そこで「情シス君」のような、専門的な知見やノウハウを補うパートナーに入ってもらう。
そうすることで、これまで後回しになっていた課題に着手でき、組織として健全なIT体制を構築できると思います。

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