「社内システムの状況を可視化したことで、迷っていた判断を実行に移せるようになった」情シス君が、専門商社のIT基盤づくりを支援

お話を伺ったお客様

進和商事株式会社代表取締役社長　金子様／営業部　田中様

進和商事株式会社は、長野県を拠点に事業を展開する機械工具の専門商社です。
業界シェアNo.1メーカーとの強力なパートナーシップを活かして、製造業のお客様をサポートしています。
また、迅速かつ的確な対応力で、地域のものづくり現場から厚い信頼を獲得しています。

同社は営業担当者が多くを占める組織体制で、情報システムの専任担当者が不在。
情報システムの管理や意思決定を行える体制を構築するため、「IT顧問情シス君」にご相談いただきました。

今回は代表取締役社長の金子様と、営業と情シスを兼任してきた田中様に、
導入前の課題や情シス君との取り組み内容についてお話を伺いました。

社内のIT環境がブラックボックス化していたことは、経営上の大きな不安要素だった

――まずは、実務を担われていた田中様の役割について教えてください。

田中様：

本業は営業で、工場などのお客様先を回り機械や工具の提案・販売を行っています。
また、社内にITの専門部署や専任担当者がいないため、情シスのような役割も担当しています。

――情シス君の導入前はどのような課題を抱えていましたか？

田中様：

そもそも弊社には、情報システムを専門に担当する人間が一人もいませんでした。

そのため、本来は営業職である私のリソースを突発的なトラブル対応に充てざるを得ませんでした。
ネットワーク接続やメール設定の不具合などが起きるたびに業務と並行して対応しており、半日分のリソースを費やすこともありました。

金子様：

社内のIT環境がブラックボックス化していたことは、経営上の大きな不安要素でした。
10年以上前に導入した設備も稼働していましたが、社内の誰も状況を把握できていませんでした。

長年付き合いのあるベンダーに任せたままになっており、PCのバージョンアップデートといったセキュリティに関わる判断も自社のみでは難しい状況でした。
このままで本当に問題ないのかという不安はあるものの、
判断材料がなく決断できないこと自体がリスクになっていたと思います。

――情シス君の導入をされた経緯を教えてください。

田中様：

きっかけは、Meta（旧Facebook）の広告で業務の引き継ぎガイドブックという資料をダウンロードしたことです。
知見不足や人手不足をアウトソーシングで解消できるといった内容が紹介されていて、まさに自社の状況と同じだと感じました。

金子様：

当初はサービス検討をしていたわけではありませんでしたが、お話を伺う中で外部の知見を借りるという解決策が具体的に見えてきました。
社内だけでは判断が難しい領域をプロに補ってもらいたいという考えがあり、導入を決めました。

ちょうど新社屋の構想も進んでおり、システムの構成や運用を検討する上で専門的なアドバイスが必要だったんです。
また、補助金の活用によって導入時の費用負担を抑えられたことも、大きな要因となりました。

社内システムを可視化したことで、迷っていた判断を実行に移せるようになった

――実際にどのような取り組みを行なわれましたか？

田中様：

大きく分けて2つの取り組みを行いました。

1つ目は、社内システム環境の可視化です。
長年使い続けてきたシステムのため、手元の情報は古く不足している部分もありました。
そこで、既存のベンダーとも密に連携を取り、1ヶ月ほどかけて資料の収集と状況整理を行いました。

具体的には、本社と各拠点を結ぶネットワークの接続状況などを一つひとつ確認しました。
さらに、各端末に導入されているツールの種類やバージョンまで含め、どこで・何が・どのように使われているのかを洗い出していきました。

2つ目は、Windows10からWindows11への一斉アップデートの実施です。
OSのアップデートは業務システムへの影響だけでなく、
セキュリティ面でも早期の対応が求められる取り組みでした。

まずは、PCの利用状況を把握するためのアンケートを社内に展開しました。
これにより、全端末のOSバージョンや更新状況を正確に棚卸しできました。

その上で、アップデートによる業務システムへの影響についても相談したところ、プロの視点から「今の環境なら問題ない」という客観的な判断をもらえました。
これにより、タイミングを逃していたアップデート作業を一気に進めることができました。

――情シス君を導入して良かった点や、さらにあると嬉しかった点を教えてください。

田中様：

一番は社内のシステム構成が整理されて、今何をすべきかが明確になったことです。
おかげ様で、ずっと手つかずだったWindows11への一斉アップデートも実行できました。

以前は「アップデートして業務ソフトが動かなくなったらどうしよう」と不安で、なかなか踏み切れずにいたんです。
そこにプロの視点で「今の環境なら大丈夫ですよ」と言ってもらえたので、安心して一斉更新を進めることができました。

一方で反省点もあります。
こちら側で機器の把握や要件整理が十分にできていなかったため、相談内容が曖昧になってしまった部分は否めません。
予めゴールや優先順位を整理した上で相談できていれば、よりスムーズに進められたのではないかと思います。

今後は攻めのIT活用へシフトしていきたい

――最後に、今後御社が取り組んでいきたいことを教えてください。

金子様：

今後の最優先課題は顧客についての詳細情報の管理です。
これまでは顧客情報が個人管理で、担当者しか分からない状態でした。
最近名刺管理ツールを導入したので、CRMのように活用して情報蓄積・社内共有できる状態を目指しています。

また、お客様からは年々厳しくなるセキュリティ要求や、BCP（事業継続計画）への対応も求められています。
AIやRPAなどの技術への対応も含め、IT顧問情シス君を活用しつつ、優先順位をつけて着実に進めていきます。

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