「製造業の重要システムにを触れるからこそ、信頼できるパートナーが重要だった」情シス君が全国に5拠点を持つ製造業のIT生産性向上を支援
お話を伺ったお客様
新井さま
株式会社YSKは、金属製品の製造を手がける企業で、特にシャフトと呼ばれる棒状の製品を主力としています。全国に5つの拠点を持ち、従業員210名を抱える企業です。同社は主にオーダーメイド製品の製造に強みを持ち、顧客の要望に合わせた製品を提供しています。
同社が直面していたのは、社内全体のDX化推進における課題でした。特に、基幹システムのリプレイスに関する多くのIT関連プロジェクトが同時進行する中、IT部門は新井様と上長の2名体制という状況でした。専門知識やリソースの不足を補うため、「IT顧問 情シス君」に依頼され、特にRPAの改善やデータベース連携の技術支援を受けることになりました。
今回は、株式会社YSKの新井様と、「IT顧問 情シス君」担当者に、IT課題の解決と生産性向上の取り組みについてお話を伺いました。
従業員100名弱のPC管理と基幹システム管理を2名体制で対応
ー御社について教えてください
株式会社YSKは製造業で、主に金属製品でシャフトと呼ばれる棒状の製品を販売しています。特長としては、ほぼ受注販売を行っており、規格品もありますが、オーダーメイド製品を主に取り扱っています。
ー新井様はどのような業務を担当されていますか？
私は総務部のIT係として、基幹システムの管理を担当しています。このシステムでは、受注から製作、出荷、売上までの一連の流れを管理しています。主な業務としては、基幹システムの使い方指導やイレギュラー対応、社員からの問い合わせ対応などがあります。加えて、メール設定やPC関連のトラブル対応など、一般的なヘルプデスク業務も行っています。
パソコンを使用する社員は全体の約半数の100名程度ですが、これらのサポートを私と上長の2名で担当しています。
基幹システムの導入支援から総合デジタル支援へ依頼要件を変更
ー御社のDX推進における課題と情シス君への依頼背景を教えてください
弊社は昨年から社内全体のDX化を進めており、基幹システムのリプレイスをはじめ、帳票管理の電子化や図面管理の新システム導入など、多くのIT関連プロジェクトが進行しています。
しかしIT部門は私と上長の2名だけで、こうした大規模な導入経験が不足していました。そこでプロフェッショナルのアドバイスを求めて依頼したのが経緯です。
当初は基幹システムのリプレイスやシステム選定に関するアドバイスをメインに依頼する予定でしたが、システムベンダー側でカバーが出来ることが分かり、当初の与件から変更し、実際には別のデジタル課題の解決サポートが中心になりました。
この与件変更について、情シス君側も柔軟に対応いただけたことは助かりました。
ー具体的にどのような支援を受けましたか？
主にRPAとデータベース連携の二つの領域で支援を受けました。
RPAについては、既に導入していましたが、時々停止するなどの問題がありました。情シス君から紹介されたコンサルタントはRPAに非常に詳しく、より効率的なRPAの組み方や、安定性の高いツールの提案などをいただきました。
また、基幹システムからのデータ抽出についても支援を受けました。現在、マイクロソフトのアクセスを使って基幹システムのデータベースから必要なデータを取得していますが、新システム移行後も同様の処理を行いたいと考えていました。コンサルタントには、その足がかりとなる仕組み化の部分をお願いしました。
コンサルタントとの相性が良く、プロジェクトが円滑に進行
ーチャットだけでなく電話も活用されたそうですが、コミュニケーション面での工夫はありましたか？
チャットでのやり取りを基本としつつ、半年間のお付き合いの中で、電話での対応も増えました。2日に1回程度のペースで電話連絡を取り、直接話すことで伝わりやすい面も大きかったです。
営業担当の方からは、「最初の段階で基幹システムのリプレイスについての要件をお聞きし、必要なスキルやコミュニケーション能力、人柄などを考慮してコンサルタントをアサインしました。」とお聞きしています。
また初回のご挨拶で佐賀の現場へ直接訪問してもらったことで、信頼できる方と感じ取れたのも良かったです。
ーご支援期間のなかで、特に助かった点は何でしたか？
あらかじめ厳密なスケジュールを決めるのではなく、都度必要な対応を柔軟に行う形で進めました。気になることや、相談したいことがあれば、電話一本でコミュニケーションを行って実行してくださる、その柔軟性の高い対応が非常に助かりました。
ー情報セキュリティとの兼ね合いで、外部委託する際に気をつけられた点はありますか？
情報セキュリティの観点から、重要なシステムへのアクセスを外部に開放することには慎重にならざるを得ません。今回もコンサルタントには専用のノートパソコンを用意し、実際にお会いして信頼できる方か確認した上で作業を依頼しました。
秘密保持契約は当然重要ですが、それだけでなく実際に会って人柄を確認することが信頼構築には欠かせないと感じています。
製造業における最適な業務効率化の実現へ
ー具体的な成果についてお聞かせください
RPAは既に導入済みでしたが、時々停止するという問題がありました。コンサルタントからは「このツールならより安定して動作する可能性がある」といった具体的な提案をいただき、非常に参考になっています。
また、現状ではまだ大きな変化は見られていませんが、RPAに関しては新システムへの移行と共に改善を進める土台ができました。コンサルタントに作成していただいたプログラムは今年中に活用できる見込みです。
ー製造業における業務効率化という観点で、他社にもおすすめできるポイントはありますか？
製造業に限らず、事務部門ではマイクロソフトのエクセルやオフィスを多用しています。エクセルのマクロなどに詳しい方のアドバイスがあると、日常的なルーチンワークの大きな効率化につながると思います。
情シス君からは煩雑な管理業務を「ボタン一つでできる」まで効率化する仕組みづくりを提案をいただくこともあり、そういった需要は多いと感じています。
ー今後、情シス担当者の新規採用などは考えられていますか？
現状はあまり考えられていません。IT関連の業務量には波があり、システムリプレース時期は非常に忙しいものの、落ち着いた後は比較的余裕が出てきます。そのため正社員採用は難しい面があります。
現在、九州工場を中心に私が対応していますが、将来的には本社（大阪）にもIT担当を配置することを検討しています。ただ、それはもう少し先の課題になるかと思います。
ーこれからの製造業のIT部門に必要なことは何だとお考えですか？
ITとビジネスの境界が曖昧になる中、製造業でもデジタル化は避けて通れない道です。限られた人材で多様な課題に対応するには、外部の専門家との連携が効果的な選択肢の一つだと実感しています。
先述の通り、IT部門の工数負荷もまばらで、人員不足に悩まされるときもあれば、とても落ち着いているタイミングもあるため、採用の優先度が付けづらい状況です。そういうときに、外部委託という形でリソースを補填することが最適な手段だとも思っています。
セキュリティと業務効率のバランスを取りながら、外部リソースをどう活用するかは常に悩ましい問題ですが、信頼関係を構築できるパートナーを見つけることが重要です。「IT顧問 情シス君」のようなサービスは、必要な時に必要なサポートを柔軟に受けられる点で、特に中小企業のIT部門にとって心強い存在といえるかもしれません。
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株式会社YSK
- 業種
- 製造業
- 従業員数
- 200名