國學院大學の導入事例 | 情シス外注・コンサル支援

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「大学特有の業務をいかに効率化するかが重要課題だった」情シス君が國學院大學のIT業務の生産性向上を支援

お話を伺ったお客様

國學院大學教学事務部長共通教育センター副センター長松本忠和氏

國學院大學は、明治15年に創設された皇典講究所を母体とし、大正9年にわが国で初めて認可された私立大学のひとつです。

文学部・神道文化学部・法学部・経済学部・人間開発学部・観光まちづくり学部の6学部13学科および大学院（文学研究科、法学研究科、経済学研究科）、さらに研究開発推進機構と教育開発推進機構を設置しています。

そんな國學院大學が直面していたのは、大学業務のデジタル化（DX）推進という課題でした。特に教学部門では、履修登録や成績管理、各種証明書発行など、多岐にわたる業務で効率化が求められていました。

しかし、大学特有の業務フローやセキュリティ面から、一般的なDXソリューションの導入だけでは十分な効果が得られない状況でした。

そこで、教学事務部の松本さまを中心に、現場のニーズに即したDX推進を目指し、「IT顧問情シス君」に依頼いただきました。

今回は、國學院大學教学事務部長の松本さまと、「IT顧問情シス君」担当プロジェクトマネージャーの武藤氏に、IT業務改革の取り組みについてお話を伺いました。

「現場視点でのDX推進と、生産性向上が必須だと感じた」

――國學院大學での松本さまの役割について教えてください。

松本さま：

教学事務部は、教務課、大学院事務課、教育開発推進機構事務課の3つの課で構成されています。

私の役割は、教学事務部全体の運営を統括し、各課の業務が円滑に進むように指導・調整を行うことです。また、大学の教育方針に基づき、教育関連の戦略や方針を策定し、それを実行に移す責任を負っています。

具体的には、教務課、大学院事務課、教育開発推進機構事務課の業務の調整を行い、連携を図ることで、教育の質の維持・向上を図る施策を推進します。さらに、各課の業務の進捗状況を把握し、問題が発生した場合には迅速に対応するなど、部門全体の効率的な運営を確保する役割を担っています。

國學院大學教学事務部長共通教育センター副センター長松本さま

――大学の中核を担う重要な部署ですね。そのような立場で、どのような業務課題を感じていましたか？

松本さま：

大きく分けて3つの課題がありました。

1つ目は繁忙期の人手不足です。大学では、特に3月と4月の時期に業務が集中し、残業時間が通常時よりも大幅に増加します。しかし、繁忙期に限定して人員を増やすことは困難な状況でした。

2つ目は、業務の非効率性です。例えば、履修登録や成績処理、各種証明書の発行などの業務については、パッケージ化されたシステムを導入していますが、カスタマイズに制約があるため、システムからCSV形式でデータをダウンロードし、手作業で処理する業務が多く存在します。そのため、システム化したにもかかわらず、処理に非常に多くの時間を要していました。

3つ目は、DX（デジタルトランスフォーメーション）の遅れです。大学全体としてはDXを推進する取り組みが行われているものの、現場のニーズとの間にギャップが存在し、十分な進展が見られない状況でした。

これらの課題に対処するためには、現場のニーズに即した業務の効率化と、IT化を迅速に進めることが急務であると感じていました。

「情シス君は幅広い業務領域と柔軟性を兼ね備えている」

――確かに、大学特有の業務体系や慣習があり、効率化が難しい面もあったのではないでしょうか。そのような中で、情シス君への依頼を決められた背景を教えていただけますか？

松本さま：

コロナ禍以降、一部業務の外注を始めたことが発端です。

大学の業務には特有なものが多く、外注の概念が浸透していない状況でしたが、昨今の人手不足の影響で新たな人材の確保が困難な状況となり、一部業務を外注することになりました。

情シス君に相談することとなったのは、これまで外注していた業務のコストが非常に高いと感じていたことと、情シス君のウェブサイトを拝見し、そのコンセプトに強く共感したためです。

打合せの際に現在の業務内容についてお話ししたところ、コストを抑えつつ、従来のサービスにさらなる付加価値を提供できるというご提案をいただいたことから、お願いすることに決めました。

特に印象的だったのは、幅広い業務領域に対応可能な柔軟性と、優れたプロジェクトマネジメント能力です。大学の業務は多岐にわたるため、課内での改善に向けた支援が必要か、それとも全てをアウトソースすべきか判断が難しいケースが多い中で、情シス君はどちらのニーズにも適切に対応できる点が非常に魅力的でした。

――実際に情シス君はどのような取り組みを行っていますか？

武藤：

最初にご依頼いただいたのは、履修登録の自動的な作業の部分になります。教務課の方々が皆さんお忙しいということで、残業時間もかなりかかっているということでした。コロナ禍の中でアウトソーシングを始めていて、そのアウトソース会社に任せていた業務を代わりに情シス君に任せるということで業務を請け負いました。

今年度に関しては、前年度の業務を引き続きご依頼いただくことに加えて、ビジネスインテリジェンスツール（※データを集積、可視化、分析を行うビジネスツールのこと。以下BIツール）を用いてホームページ上にいろんなIRデータを表示させるという、BI分析をうまく活用していくプロジェクトもご依頼いただいています。

さらに、教務課のみならず、教学事務部内の2つの課のDX・IT化が少し遅れているところもあり、紙で管理している業務だったり手作業で行っている業務がかなり多いというところで、松本さまがお声掛けいただいて、どんどんDX化していきたいということでご相談を受けています。

株式会社デジタルハック「IT顧問情シス君」プロジェクトマネージャー武藤

「成果物が評価され、大学内でも情シス君が評判に」

――情シス領域に限らず幅広い分野で支援されているのですね。実際に情シス君を利用されての感想はいかがでしょうか？

松本さま：

正直、期待以上の成果を上げていただいています。特に、納品された成果物の完成度の高さには深い感銘を受けました。単に作業を代行するにとどまらず、私たちが今後も円滑に活用できるように業務処理を配慮されている点について、非常に感動しました。

また、柔軟な対応力にも大変感謝しております。私たちが「これもお願いできますか？無理であればお知らせください」と申し出た際には、ほとんどの場合「全然大丈夫です」と快く引き受けていただけることに、いつも安心感を覚えています。

さらに、BIツールを活用したIRデータの可視化については、学内で反響を呼んでいます。これらの結果として、情シス君の名前が教学事務部以外でも浸透しつつあり、他の部署からも問い合わせが寄せられるようになりました。

武藤：

情シス君の強みは、主に3つあると考えています。

1つ目は、幅広い領域とレベルに対応できる人材の多様性です。大学業務は非常に多岐にわたりますが、我々は高度なBI分析から日常的な業務効率化まで、様々なニーズに対応できる人材を揃えています。例えば、國學院大學様のIRデータ可視化プロジェクトでは、BIツールの設計から実装まで一貫して対応できる専門家を配置しました。

2つ目は、強力なプロジェクトマネジメント力です。プロジェクトマネージャーが横断的に全体を把握し、お客様のニーズを細かくヒアリングした上で、最適な解決策を提案・実行できる体制を整えています。これにより、お客様の要望を「できない」と断ることなく、柔軟に対応することができています。

3つ目は、お客様に寄り添ったコンサルティングアプローチです。我々は単にシステムやツールを提供するだけでなく、お客様の業務プロセス全体を理解し、最適な解決策を提案します。國學院大學様の場合、大学特有の業務フローや制約条件を理解した上で、段階的にDX化を進めていく方針を立てました。

これらの強みにより、特に國學院大學様のような、急速に変化する環境の中で効率化とDX推進を同時に進める必要がある組織にとって、我々は理想的なパートナーになれると自負しています。また、お客様との信頼関係を築きながら、長期的な視点で支援を続けられることも、我々の大きな強みだと考えています。

ーーありがとうございます。最後に、今後國學院大學様とどのような取り組みを検討されているか教えていただけますか？

武藤：

現在、いくつかの新しいプロジェクトのご相談を受けています。

まず、教育免許の一括申請に関する業務改善です。現在、名簿ファイルデータから教育免許取得に必要な単位の確認や証明書発行などの業務を手作業で行っていますが、これらをできる限り自動化したいと考えています。

次に、履修チェックや介護等の体験、社会福祉、特別支援学校への学生の振り分け業務の改善です。この作業にかなりの時間を要しているので、自動化できればと思っています。

また、授業評価アンケート業務の効率化も課題です。現在、エクセルを使って手作業で行っている部分が多いので、この部分の改善を議論しています。

成績不振の学生への面談実施に関する判定作業も自動化したいと考えています。現在は複雑な基準を手作業で適用しているので、時間がかかっています。

さらに、オープンキャンパスに関連する業務、特にシャトルバスサービスや証明書のオンライン発行なども改善したいと思っています。

最後に、全学的なFAQシステムの構築も検討しています。問い合わせの効率化を図りたいと考えています。

これらの業務改善を通じて、大学全体の業務効率を上げ、教職員の負担を軽減できればと考えています。当社としては、これらの課題に対して具体的な提案を行い、実現に向けて協力できればと考えています。

業務効率化とDX推進のお悩みは情シス君にお任せください！

「業務の非効率性を改善したいが、どこから手をつけてよいかわからない」
「DXを推進したいが、現場のニーズとの整合性が取れない」
「繁忙期の人手不足と残業時間の増加に悩んでいる」

このような課題を抱える組織の業務改革やIT化のご相談は「IT顧問情シス君」にお任せください。

情シス君では、業務プロセスの分析から、最適なITソリューションの提案・導入、さらには継続的な改善サポートまで、幅広くサービスを提供しています。経験豊富な専門スタッフが、お客様の業務特性を理解した上で、効果的な改善策を提案し、実行をサポートいたします。

組織全体の生産性向上とDX推進を実現し、競争力の強化につなげましょう。まずはお気軽にご相談ください。

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