「情報システムにどのようなものがあるかわからない」
「情報システムを導入するイメージがつかめない」
「トラブルなく導入できるか不安」
こうしたお悩みをお持ちの方は多いのではないでしょうか。
情報システムは、企業の業務効率化や競争力強化に欠かせないツールです。
しかし、種類が多岐にわたるため、何から手をつけていいかわからない方もいるかもしれません。
この記事では、「情報システム」の種類や導入メリットを解説します。
さらに企業の情報システムを支える「情報システム部門」の重要な役割と業務内容についても詳しく紹介します。
情報システムの導入を検討する際の手順も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
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目次
情報システムとは？
情報システムとは、一言で表すと「目的を達成するために情報技術（IT）を活用した仕組み全体」を指します。
企業の文脈では、業務効率化やデータ管理、社内外のコミュニケーションを円滑にするためのインフラとして機能します。
情報システムは、単にパソコンやサーバーを置くだけでは機能しません。
以下の「5つの構成要素」が有機的に連携することで、初めて価値あるシステムとして稼働します。
| 構成要素 | 概要と役割 | 具体例 |
| ハードウェア | 物理的な機器やインフラのこと。 システムを稼働させる土台。 | PC、サーバー、スマートフォン、ルーター |
| ソフトウェア | ハードウェア上で動くプログラム。 用途に応じた処理を行う。 | OS、業務アプリ、Webブラウザ |
| データベース | 蓄積されたデータを整理・保管し、すぐに引き出せる仕組み。 | 顧客情報DB、在庫管理DB |
| ネットワーク | 機器同士を繋ぎ、情報のやり取りを可能にする通信網。 | インターネット、社内LAN、VPN |
| 人 | システムを構築し、運用し、利用するすべての人材。 | 情シス担当者、開発者、現場の従業員 |
これら5つの要素が揃い、正しく連携することで、情報システムは企業に利益をもたらす仕組みとして成立します。
ITと情報システムの違い
情報システムと混同されやすい言葉に「IT」があります。
両者の違いは「技術そのものか、仕組みか」という点にあります。
ITとは、コンピュータや通信回線などに関連する「要素技術そのもの」を指します。
一方、情報システムとは、そのITという技術を活用して「特定の目的を達成するための仕組み」を構築したものです。
例えるなら、ITが自動車のエンジンやタイヤなどの「部品」であるのに対し、情報システムはそれらを組み合わせて目的地へ人や荷物を運ぶ「自動車そのものと言えます。
技術をいかにビジネス課題の解決に結びつけるかが、情報システムの本来の目的です。
情報システムの種類
情報システムの種類は、大きく「基幹系システム」「情報系システム」「業務支援系システム」の3つに分けられます。
・基幹系システム：企業の中核業務を支えるシステム
・情報系システム：情報の活用や共有を支援するシステム
・業務支援系システム：現場の特定業務や作業プロセスを直接サポートするシステム
ここでは、それぞれのシステムの特徴や具体的な例を紹介します。
基幹系システム
基幹系システムとは、企業の中核的な業務プロセスを支えるシステムのことです。販売や仕入、在庫、会計、人事などの業務領域を効率的に管理する役割を担います。
代表的な基幹系システムとその機能を以下にまとめました。
| システム名 | 機能例 |
| 販売管理システム | 受注処理、出荷管理、請求管理 |
| 仕入・在庫管理システム | 発注処理、在庫評価、棚卸管理 |
| 会計管理システム | 仕訳処理、決算処理、予算管理 |
| 人事管理システム | 従業員情報管理、給与計算、勤怠管理 |
基幹系システムの導入により、以下のようなメリットが期待できます。
- 業務の標準化と効率化による業務コストの削減
- データの一元管理と業務プロセスの最適化による業務品質の向上
- リアルタイムなデータ活用による意思決定の迅速化
基幹系システムは企業の様々な業務プロセスを支えているため、障害が発生した際の影響は大きくなります。
そのため、情報システム部門は、障害を未然に防ぐために対策を講じ、システムが安定して稼働できるように努めねばなりません。
情報系システム
情報系システムとは、企業内の情報収集や分析、共有、活用を支援するシステムのことです。
社内コミュニケーションの円滑化、意思決定の支援、ナレッジマネジメントなどを目的として導入されます。
情報系システムの代表例としては、以下のようなものがあります。
| システム名 | 機能例 |
| グループウェア | 社内情報共有、スケジュール管理、プロジェクト管理 |
| BI（ビジネスインテリジェンス）ツール | データの可視化、分析、レポーティング |
| ナレッジ管理システム | ノウハウの蓄積、共有、検索 |
| 文書管理システム | 電子文書の一元管理、ワークフローの自動化 |
情報系システムの導入により、以下のようなメリットが期待できます。
- 社内情報の共有と活用による業務の効率化
- データ分析による根拠に基づいた意思決定の実現
- 業務ノウハウの蓄積と共有による組織力の強化
情報系システムを効果的に活用することで、企業は業務の効率化だけでなく、新たな価値創造やイノベーションにつなげることができます。
業務支援系システム
業務支援系システムとは、現場の日常業務や特定の作業プロセスを直接サポートし、業務の効率化と正確性向上を図るためのシステムのことです。
全社一括で管理する基幹系システムとは異なり、営業や総務など特定部門における業務に特化したシステム（SaaS等）が該当します。
社内の各部署で発生する事務手続きや顧客対応などをデジタル化することを目的として導入されます。
業務支援系システムの代表例としては、以下のようなものがあります。
| システム名 | 主な機能例 |
| 勤怠管理システム | 打刻管理、残業時間計算、有給管理 |
| 経費精算システム | 領収書読み取り、申請・承認フロー |
| SFA（営業支援） | 商談進捗管理、顧客交渉履歴の可視化 |
業務支援系システムの導入により、以下のようなメリットが期待できます。
- 手作業による転記ミスや入力漏れの防止による業務品質の向上
- 承認フローの高速化による業務効率化
- 現場の事務負担軽減によるコア業務（売上・顧客対応）へのリソース集中
業務支援系システムは全社員や特定の現場スタッフが日常的に利用するため、誰でも直感的に操作できる使いやすさが重要となります。
現場のニーズに合致したシステムを選定することで、組織全体の生産性を大きく引き上げることができます。
情報システム部門の役割と5つの主要業務
情報システム部門（情シス）は、企業内のIT戦略を牽引し、システムが安定して稼働するよう支える専門部署です。
システムトラブルの対応ばかりをしている裏方というイメージを持たれがちですが、実際には経営戦略と密接に結びついた重要な役割を担っています。
情シス部門の具体的な5つの主要業務について解説します。
システムの企画・開発
自社の経営目標の達成や、現場が抱える業務課題を解決するために、どのような情報システムが必要かを企画・立案する業務です。
現状の業務フローを分析し、システム化すべき領域を特定した上で、要件定義を行います。
その後、社内でゼロから開発する（内製）か、外部のシステム会社に開発を依頼する（外注）か、あるいは既存のサービスを導入するかを選定し、プロジェクト全体を推進します。企業のIT戦略の根幹を作る非常に重要なフェーズです。
運用・保守
導入した情報システムが、日々安定して稼働し続けるように管理・維持する業務です。
具体的には、サーバーやネットワークの稼働状況の監視、データの定期的なバックアップ、OSやソフトウェアのアップデート対応などを行います。
また、万が一システムに障害が発生した場合には、原因を迅速に究明し、早期に復旧させるための対応も運用・保守の重要な役割です。
企業の業務を止めないためのインフラの守り神と言えます。
業務改善・DXの推進
既存の業務プロセスを見直し、最新のITツールやテクノロジーを導入することで、全社的な生産性向上やビジネスモデルの変革（DX）をリードする業務です。
単にツールを入れるだけでなく、「どうすればより効率的に働けるか」「デジタルを使って新しい価値を生み出せないか」を他部署と連携しながら模索します。
これからの情シス部門に最も求められている、攻めの業務です。
セキュリティ対策の立案・実施
企業が保有する機密情報や個人情報を、外部からのサイバー攻撃や内部の持ち出しから守るための対策を行う業務です。
全社的なセキュリティポリシー（規定）の策定をはじめ、ウイルス対策ソフトやファイアウォールの導入、社員に対する情報セキュリティ教育の実施などを行います。
テレワークの普及により社外から社内ネットワークへアクセスする機会が増えた現在、セキュリティ対策の重要性はかつてないほど高まっています。
ヘルプデスク
社内の従業員から寄せられる、パソコンの設定方法やソフトウェアの操作手順、ネットワークの接続トラブルなどに関する問い合わせに対応する窓口業務です。
システムの使い方でつまづいている社員をサポートし、スムーズに業務へ復帰させるための重要な役割を担います。
一方で、問い合わせ件数が多いと情シス担当者のリソースを大きく圧迫するため、FAQの整備やチャットボットの導入など、対応の効率化が常に求められる領域でもあります。
関連記事：ヘルプデスクとは？種類・業務内容・設置メリットから効率化まで解説
情報システムの導入手法と運用体制
情報システムを新たに導入する際、成功の鍵を握るのは「どのようなシステムを選ぶか（手段）」と「誰が導入・運用を主導するか（体制）」という2つの観点での検討です。
自社の予算や人的リソース、ビジネスの特性に合わせて最適な組み合わせを選択する必要があります。
導入方法（スクラッチ開発・パッケージ・SaaS）
システムの構築・利用手段には、大きく分けて「スクラッチ開発」「パッケージ導入」「SaaSの活用」の3つのアプローチがあります。
それぞれの特徴を表で比較します。
| 導入手法 | 特徴とメリット・デメリット | 適している企業の特徴 |
| スクラッチ開発 | 自社専用のシステムをゼロから独自開発する手法。 要件に完璧に合わせられるが、コストと期間が膨大にかかる。 | 独自の複雑な業務プロセスを持つ企業、予算と時間に余裕がある企業 |
| パッケージ導入 | 既製品のソフトウェアを購入し、自社サーバー等に導入する手法。 一定のカスタマイズが可能で、開発期間を短縮できる。 | 標準的な業務フローを持つ企業、自社内にサーバー環境を保有したい企業 |
| SaaSの活用 | クラウド上で提供されるサービスを月額等で利用する手法。 初期費用が安く導入が早いが、カスタマイズ性は低い。 | 初期投資を抑えたい企業、早くシステムを利用開始したい企業 |
関連記事：SaaSを導入するメリットとは？導入プロセス、注意点を詳しく解説
運用体制（自社内製化とアウトソーシング）
システムを誰が導入し、運用していくかという体制構築も重要です。
大きく「自社開発・運用（内製化）」と「外部委託（アウトソーシング・ベンダー活用）」の2つの選択肢があります。
内製化は社内にノウハウが蓄積され、スピーディな改修が可能になる反面、優秀なIT人材の採用・育成という高いハードルがあります。
対してアウトソーシングは、専門知識を持つプロフェッショナルに運用を任せることで、社内の人材をコア業務（企画やDX推進など）に集中させることができるのが最大のメリットです。
IT人材不足が深刻化する中、アウトソーシングを戦略的に活用する企業が増加しています。
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情報システムを導入するメリット4選
情報システムの導入は、企業に多くのメリットをもたらします。
ここでは、情報システムを導入するメリットを4つ紹介します。
1. 業務効率化と生産性向上
情報システムの導入で、業務の効率化や自動化、省力化を図れます。
例えば、RPAによる定型的な作業の自動化、グループウェアを活用したスケジューリングの効率化、といったことが可能です。
従業員は付加価値の高い業務に集中できるようになり、企業全体の生産性を向上させられるでしょう。
情報システムを導入する際は、自社の課題解決や生産性向上につながるシステムを選定することが重要です。
2. データ活用による意思決定の改善
情報システムを活用すれば、業務データを一元管理し、データの詳細情報をリアルタイムで確認できます。
このデータを活用することで、正確な意思決定が可能になるでしょう。
例えば、販売管理システムを導入することで、販売管理システムを導入すれば、日々の売上データが自動的に集計され、商品ごとの売れ行きや在庫状況をリアルタイムで把握できます。
この情報を基に、需要予測の精度を高めたり、適切な在庫量を維持したりすることが可能になるのです。
また、顧客管理システムを活用すれば、顧客の購買履歴や問い合わせ内容を一元管理し、分析が可能です。
このデータをもとに、顧客ニーズに合った商品開発や販促施策の立案が可能になるでしょう。
情報システムを導入し、データ活用を推進することは、企業の意思決定能力を高め、競争力を強化するための重要な施策だといえるでしょう。
3. コスト削減と競争力強化
情報システムの導入は、業務の効率化を通じて大幅なコスト削減を実現できます。
例えば、定型業務の自動化によって人件費を抑えたり、ペーパーレス化で材料費を節約したりすることが可能です。
さらに、業務プロセスの標準化により属人的な業務遂行を防ぎ、人員配置の適正化を図ることで、人件費のさらなる削減が期待できます。
このように情報システムの活用で浮いたコストを、競争力の源泉となる分野に投資することができます。
例えば、新商品開発や社員教育、マーケティングの強化などです。
このような投資を通じて、企業の競争力強化につなげられるでしょう。
4. セキュリティ対策の強化
情報システムを導入することで、セキュリティ対策の強化に大きく貢献します。
その理由は2つです。
1つ目はデータの一元管理です。
情報システムを活用すれば、重要な情報を一つのシステムで集中管理できます。
これにより、データの所在が明確になり、不正アクセスや情報漏洩のリスクを大幅に減らせます。
2つ目がセキュリティ対策の自動化です。
セキュリティシステムの導入で、ウイルススキャンやソフトウェアの更新、データのバックアップなどを自動化できます。
これにより、人的ミスによるセキュリティ事故のリスクを下げつつ、セキュリティ管理業務の工数も削減できます。
近年、サイバー攻撃が巧妙化・複雑化しており、個人情報の漏洩や業務停止につながるセキュリティ事故が増加傾向にあります。
セキュリティ対策は企業の信頼性を維持し、事業を継続するための重要な取り組みといえます。
関連記事：情報セキュリティリスクとは？リスクの種類と発生原因、対策方法を紹介
情報システム導入の進め方5ステップ
ここでは、情報システムを導入する際の一般的な流れと進め方を紹介します。
情報システムを導入する流れは、企業の目的や必要となるシステムによって異なります。
ここでは情報システムを導入する際の一般的な流れを、以下のステップで解説します。
- 自社の課題と目的の明確化
- 情報システムの要件の決定
- ベンダー選定とプロジェクト管理
- システム開発・導入
- 運用と継続的な改善
1:自社の課題と目的の明確化
情報システム導入を成功させるには、自社の課題を洗い出し、達成したい目的を明確にすることが重要です。
目的が曖昧なまま情報システムの導入を始めると、期待した効果が得られない恐れがあります。
以下のように、課題と目的をセットで書き出すことで、情報システムに求める要件を明確にできます。
| 課題 | 目的 |
| 人事評価や勤怠管理にエクセルを使用しているため、作業が非効率で情報共有にも時間がかかる | ・業務の自動化による効率化・リアルタイムな情報共有による意思決定の迅速化 |
| 顧客情報が部署ごとに分散管理されているため、顧客対応に一貫性がなく、営業機会のロスにつながっている | ・顧客情報の一元管理によるサービス品質の向上・部署間の連携強化による売上拡大 |
| 在庫管理システムが使いづらく、在庫の可視化が難しい。 過剰在庫や欠品が頻発している | ・在庫の最適化による運転資金の改善・適正在庫の維持によるサービスレベルの向上 |
課題と目的の設定を通じて、自社にとって最適な情報システムを選択できるようになるでしょう。
2:情報システム要件の決定
課題と目的を明確にしたら、次は情報システムの要件を具体化します。
現場の意見を積極的に取り入れながら、必要な機能を洗い出していきます。
また、現状の業務フローを可視化し、問題点を特定することも重要です。
なぜなら、問題点から逆算することで、システムに必要な機能を明らかにできるからです。
ここで決定した情報システムの要件は、ベンダー選定やシステム開発の基礎となります。
自社の課題解決と目的達成に直結する要件を過不足なく定義できるよう、慎重に進めることが大切です。
3:ベンダー選定とプロジェクト管理
情報システムを導入する際は、自社に適した開発方式とベンダーを選ぶことが重要です。
まず、スクラッチ開発、パッケージ開発、SaaSなどの開発方式を比較検討します。それぞれのメリット・デメリットを考慮し、自社の要件に最も合う方式を選びましょう。
次に、複数のベンダーから提案を受け、開発実績やサポート体制なども踏まえて評価します。
最終的に、自社との相性が良いと感じられるベンダーを選定します。
適切な開発方式とベンダーを選び、しっかりとプロジェクトを管理することで、情報システム導入の成功につながるでしょう。
4:システム開発・導入
要件定義が確定したら、いよいよシステムの設計と開発が始まります。
この段階では、要件定義で定めた機能や性能を実現するために、システムの詳細設計を行い、プログラミングを進めていきます。
ただし、開発を進める中で、当初の要件では想定していなかった課題が見つかることがあります。
そのため、定期的に開発の進捗状況を確認し、必要に応じて要件を調整することが重要です。
柔軟に対応することで、より使いやすいシステムを構築できるでしょう。
並行して、データ移行や運用手順の整備など、導入に向けた準備も進めていく必要があります。
現行システムから新システムへのデータ移行は、事前にしっかりと計画を立てて取り組みましょう。
また、新システムを運用するためのルールや手順を整備し、関係者への周知徹底を図ることが欠かせません。
このように、システム開発と導入準備を着実に進めることで、新システムを円滑に立ち上げ、効果的に活用できるようになるのです。
5:運用と継続的な改善
システム導入後は、システムが安定して稼働できるよう、運用と保守を実施します。
稼働初期は、不具合や問題点などが見つかる可能性が高いため、迅速に対応できる体制を整えておく必要があります。
また、ユーザーの意見を参考にしつつ、必要に応じてシステムの機能改善や業務プロセスの見直しなどを検討しましょう。
IT環境は常に変化しています。
最新のシステムやサービスを活用し、業務効率を最大化できるよう、継続的な改善を心がけましょう。
また、システムの拡張や統合、セキュリティ強化なども計画的に実施することが重要です。
情報システム部門の4つの課題
情報システム部門は、情報システムの運用・管理など重要な役割を担っています。しかし、多くの情報システム部門では、以下の課題を抱えています。
- IT人材、知見の不足
- 人的リソースの不足
- 業務の属人化
- 情報セキュリティ強化へのプレッシャー
それぞれの内容を解説します。
関連記事：情シスが抱える課題と解決方法を解説！役割やアウトソーシング活用まで
IT人材、専門知見の不足
情報システム部門の課題の1つが、IT人材の確保が難しいことです。
特に、AIやセキュリティといった専門スキルを持つ人材は、需要が高く、獲得競争が激しくなっています。
特に中小企業では、IT人材の採用と育成が大きな課題となっています。
社内にIT人材が不足すると、最新技術の導入が遅れたり、重要なシステム開発が滞ったりするリスクがあります。
これは事業の成長や競争力強化の足かせになりかねません。
この課題を解決するには、外部リソースの活用が有効です。
ITベンダーや専門コンサルタントなど、社外の専門家の知見を借りることで、社内の人材不足を補えます。
自社だけでは対応が難しい場合は、積極的に外部リソースを活用していくことが重要です。
関連記事：IT人材不足の原因とは？現状と企業が取るべき6つの解決策を解説
人的リソースの不足
情報システム部門では、慢性的な人手不足が課題となっています。
システムの運用・保守作業に時間を割かれてしまい、新システムの開発といった付加価値の高い業務に注力できない企業は少なくありません。
この状況を改善するには、業務の効率化やアウトソーシングの活用が有効です。
定型的で付加価値の低い作業は外部に委託し、付加価値の高い業務には人員を集中配置する、といった柔軟な人材配置が可能になります。
業務の属人化
多くの中小企業では、情報システムが一人または少数で運営されています。
そのため、業務が特定の担当者に依存し、属人化してしまうケースが少なくありません。
業務が属人化すると、担当者の異動や退職時に業務がブラックボックス化するリスクがあります。
その結果、システムを改修できなくなったり、業務が停滞する可能性があるのです。
属人化を防ぐには、業務の「見える化」が欠かせません。
業務プロセスを標準化し、マニュアルやドキュメントにまとめることで、担当者が代わっても業務が滞らないようにします。
また、システムの設計書や運用手順書などを整備し、担当者の引き継ぎをスムーズに行えるようにしておくことも重要です。
普段の業務にマニュアル化、情報共有を組み込むことで、属人化を解消し、引継ぎがスムーズにできる体制を構築できます。
関連記事：情シス業務の属人化とは？原因とリスク、効果的な6つの解決策を紹介
情報セキュリティ強化へのプレッシャー
近年、ランサムウェアをはじめとするサイバー攻撃の手口は極めて悪質かつ巧妙化しており、企業規模を問わずあらゆる組織が標的となっています。
さらに、個人情報保護法をはじめとする法改正への迅速な追従も強く求められています。
万が一、セキュリティインシデントが発生して情報漏洩やシステム停止に陥った場合、企業の社会的信用失墜や事業継続の危機に直結します。
そのため、情報システム部門の担当者は「絶対に事故を起こしてはならない」という極めて高い緊張感と精神的プレッシャーを日常的に抱えています。
絶えず進化する脅威への技術的アプローチと規程運用を両立させなければならず、作業的負担の増大が大きな課題となっています。
少人数の情シスで対応するのは限界があるため、専門知見を持つ外部パートナーと連携して守りの体制を固めることも1つの手段となります。
情報システム導入に「IT顧問 情シス君」をおすすめする4つの理由
「IT顧問 情シス君」は中小企業のIT業務全般を支援するサービスです。
情報システムの導入・運用のお悩みを、様々な面からサポートします。
ここでは、情シス君がおすすめである具体的な理由を4つ紹介します。
- 企画から運用までトータルサポート
- 専門性の高いコンサルタントによる支援
- 情報システム業務全般をサポート
- 最適化された料金体系
1. 企画から運用までトータルサポート
情シス君は、システム導入の企画から、開発、導入までトータルサポートを提供します。
また、導入後の運用・保守も対応可能なので、システム稼働で継続的に必要となる人的リソースを節約できます。
一例ですが、以下のようなシステム開発・導入をお任せいただけます。
- 各部門でのITツール新規導入
- グループウェアツールの導入
- ITツールの連携, 自動化
- 社内管理システムの導入・カスタマイズ
- 旧型社内システムの刷新
2. 専門性の高いコンサルタントによる支援
情シス君は、専門性の高いコンサルタントによる支援を実施。
ITに関する企業課題に対し、最適なソリューションを提供します。IT体制の構築、業務改善や業務の属人化の解消、内製化支援など、様々な課題に対応することが可能です。
また、課題が明確でない場合も、ヒアリング・調査を通して課題を定義することも可能です。
そのため、なにから手を付けていいかわからない場合でも、問題を整理し、解決策を提案できます。
3. 情報システム業務全般をサポート
情シス君はシステム導入のサポートだけでなく、情報システム関係の業務を委託することも可能です。
ヘルプデスク業務、ネットワーク整備、セキュリティ対策など、情報システム部門の幅広い業務をサポートします。
情報システム部門のリソース不足にお悩みの場合、足りない人材をピンポイントで提供可能です。
4. 最適化された料金体系
情シス君はお客様の状況に合わせて、最適な料金でご利用いただけます。
時間単価は業務のレベルに合わせて4段階で設定されているため、最適なコストで業務をご依頼いただけます。
情報システムの導入は「IT顧問 情シス君」にお任せ！
この記事では、情報システムの種類や導入するメリット、情報システムを導入する具体的な手順について解説しました。
情報システムを活用することで、業務の効率化、業務品質の向上、人手不足の解消など、様々なメリットがあります。
しかし、情報システムの導入には専門的なスキルと、保守運用、継続的な改修が必要です。
IT人材の需要が高まる昨今、情報システムのためにリソースを割くことは難しくなっています。
「IT顧問 情シス君」は、情報システムの導入をあらゆる面からサポートできます。
最適なシステムの提案から、開発、運用・保守までトータルにサポート可能です。
また、そのほかの情報システム業務にも対応できます。
経験豊富なスタッフが、人手の足りない業務をピンポイントで代行できます。
そのほか、ITに関するどんなお悩みもお任せください。
情シスを立ち上げたい、業務を効率化したい、社内のセキュリティを見直したい等、どんなお悩みでもかまいません。
まずは一度、お気軽にご相談ください。
企業の課題を解決する最適なソリューションを提案いたします。
