「情報システムにどのようなものがあるかわからない」
「情報システムを導入するイメージがつかめない」
「トラブルなく導入できるか不安」

こうしたお悩みをお持ちの方は多いのではないでしょうか。情報システムは、企業の業務効率化や競争力強化に欠かせないツールです。しかし、種類が多岐にわたるため、何から手をつけていいかわからない方もいるかもしれません。

この記事では、企業の業務効率化や競争力強化に欠かせない「情報システム」の種類や導入メリットを解説します。さらに企業の情報システムを支える「情報システム部門」の重要な役割と業務内容についても詳しく紹介します。

情報システムの導入を検討する際の手順も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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情報システムとは

情報システムとは、企業における情報の記録、処理、共有などを行う仕組みのことを指します。企業が利用する情報システムには、営業管理システムや会計ソフト、社内情報共有ツールなど、様々なものがあります。

情報システムを適切に活用することで、以下のような効果が期待できます。

• 生産性の向上
• 業務プロセスの最適化
• リアルタイムな情報共有
• セキュリティ対策の強化

このように、情報システムは企業の業務効率化と経営力強化に不可欠なツールとなっています。導入を検討する際は、自社の実態とニーズを正しく把握し、費用対効果を慎重に見極める必要があります。最適な情報システムを選定し、有効活用することが重要です。

情報システム部門の役割と業務内容

企業の情報システムの管理・運用を担うのが、情報システム部門です。ここでは、情報システム部門の役割を、以下の6つに分けてご紹介します。

• 情報システムの企画・開発
• 情報システムの運用・保守
• 業務改善の推進
• セキュリティ対策の立案・実施
• ヘルプデスク

情報システムの企画・開発

情報システム部門の重要な役割の一つが情報システムの企画・開発です。

企業の業務要件やビジネス目標に合わせて、最適な情報システムを導入します。具体的には、以下のような業務を行います。

• 業務プロセスの分析と改善案の提案
• 新しいソフトウェアやITインフラの導入検討
• システム要件定義とシステム設計
• プロジェクト管理と品質管理

情報システムの企画・開発の業務には専門性の高い人材と長期にわたるリソース確保が求められます。社内のリソースだけでは対応が難しい場合は、外部に委託するといった対処法が必要となるでしょう。

情報システムの運用・保守

情報システムを安定して稼働させるためには、日々の運用・保守業務が欠かせません。以下のような業務を通じ、ユーザーが快適に、トラブルなく業務を遂行できるようにサポートします。

• システムの稼働状況の監視と障害対応
• データのバックアップと復元
• クライアント端末とサーバの管理
• システム構成管理とバージョン管理
• システムパフォーマンスの監視と最適化
• ソフトウェアライセンス管理とドキュメント管理

保守・運用はビジネスの継続性を支えるための不可欠な役割を担っています。

業務改善の推進

情報システム部門には、業務改善策の提案も求められています。昨今の人手不足により、業務遂行に必要な人員を確保することが困難になってきました。そこで求められているのがITツールを活用した業務改善です。

情報システム部門は、現状の業務プロセスを分析し、ITシステムを活用した改善提案をおこないます。具体的には、以下のような取り組みを実施します。

• 業務フローの可視化と問題点の特定
• 業務自動化や効率化につながるシステム導入の提案
• レガシーシステムの刷新と新システムへの移行支援
• RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入推進

業務改善に効果的な提案をするために、普段から最新のITトレンドや業界動向のキャッチアップは欠かせません。また、従業員が新しいシステムを使いこなすための提案やサポートも、重要な業務となります。

セキュリティ対策の立案・実施

セキュリティの安全性を確保することも、情報システム部門の重要な役割です。情報漏洩や不正アクセスによる被害は、金銭的損失だけでなく、企業の評判や競争力に大きな影響を与えかねません。

そのため、情報システム部門は、社内の情報資産を守るために、多層的なセキュリティ対策を講じる必要があります。

具体的には、以下のような対策を実施します。

• 情報セキュリティポリシーの策定と運用
• システムの脆弱性診断と対策の実施
• ネットワークやデータのアクセス制御
• マルウェア対策とデータ暗号化の推進
• セキュリティインシデントの検知と対応
• 従業員向けのセキュリティ教育の実施

ヘルプデスク

社員からの問い合わせに対応するヘルプデスク業務も、情報システム部門の重要な役割です。以下のような対応を通じて、社員がストレスなく情報システムを活用できる環境を実現します。

• 情報システムに関する問い合わせ対応
• トラブルシューティングと技術的なサポート
• 問い合わせ内容の記録と分析
• 問い合わせ傾向から社内の課題を特定し、改善策を提案
• 重大な問題をエスカレーションし、専門チームと連携して解決

情報システムの種類

情報システムの種類は、大きく基幹系システムと情報系システムの2つに分けられます。

基幹系システム…企業の中核業務を支えるシステム

情報系システム…情報の活用を支援するシステム

ここでは、それぞれのシステムの特徴や例を紹介します。

基幹系システム

基幹系システムとは、企業の中核的な業務プロセスを支えるシステムのことです。販売や仕入、在庫、会計、人事などの業務領域を効率的に管理する役割を担います。

代表的な基幹系システムとその機能を以下にまとめました。

システム名	機能例
販売管理システム	受注処理、出荷管理、請求管理
仕入・在庫管理システム	発注処理、在庫評価、棚卸管理
会計管理システム	仕訳処理、決算処理、予算管理
人事管理システム	従業員情報管理、給与計算、勤怠管理

基幹系システムの導入により、以下のようなメリットが期待できます。

• 業務の標準化と効率化による業務コストの削減
• データの一元管理と業務プロセスの最適化による業務品質の向上
• リアルタイムなデータ活用による意思決定の迅速化

基幹系システムは企業の様々な業務プロセスを支えているため、障害が発生した際の影響は大きくなります。そのため、情報システム部門は、障害を未然に防ぐために対策を講じ、システムが安定して稼働できるように努めねばなりません。

情報系システム

情報系システムとは、企業内の情報収集や分析、共有、活用を支援するシステムのことです。社内コミュニケーションの円滑化、意思決定の支援、ナレッジマネジメントなどを目的として導入されます。

情報系システムの代表例としては、以下のようなものがあります。

システム名	機能例
グループウェア	社内情報共有、スケジュール管理、プロジェクト管理
BI（ビジネスインテリジェンス）ツール	データの可視化、分析、レポーティング
ナレッジ管理システム	ノウハウの蓄積、共有、検索
文書管理システム	電子文書の一元管理、ワークフローの自動化

情報系システムの導入により、以下のようなメリットが期待できます。

• 社内情報の共有と活用による業務の効率化
• データ分析による根拠に基づいた意思決定の実現
• 業務ノウハウの蓄積と共有による組織力の強化

情報系システムを効果的に活用することで、企業は業務の効率化だけでなく、新たな価値創造やイノベーションにつなげることができます。

情報システムの導入方法3種類

情報システムの導入方法は、スクラッチ開発、パッケージ開発、SaaSの3種類に分類できます。それぞれの特徴を比較すると以下のようになります。

	スクラッチ開発	パッケージ開発	SaaS
導入コスト	高い	中程度	低い
カスタマイズ性	高い	中程度	低い
導入期間	長い	中程度	短い
運用・保守の負担	高い	中程度	低い
システム管理責任	自社または委託先	自社とベンダーで分担	主にベンダー

ここでは、それぞれの特徴やメリット・デメリットについて解説します。

スクラッチ開発

スクラッチ開発は、システムを1から構築する開発方式です。

スクラッチ開発のメリットは、自社の要件に完全に適合したシステムを構築できる点です。カスタマイズ性が高く、システムを自由に設計できるため、企業独自のニーズに柔軟に対応できます。また、パッケージ開発のように、ライセンス料を支払わなくて済む点もメリットです。

一方、デメリットとしては初期コストの高さが挙げられます。スクラッチ開発の相場は安くて500万円、複雑なシステムなら2000万円以上も珍しくありません。また、1からシステムを構築するため、開発期間が長くなりやすく、人的リソースの負担も大きくなります。

システム管理責任については、自社か開発委託先のどちらかが負うことになります。自社開発の場合は管理負担が、委託開発の場合は委託先との連携が重要になるでしょう。

パッケージ開発

パッケージ開発とは、汎用的に開発されたシステムを利用し、必要に応じてカスタマイズを加えながら導入する開発方式です。

パッケージ開発の利点は、スクラッチ開発と比べて開発コストと期間を抑えられることです。また、一定レベルの品質と機能が保証されているため、安定したシステムを導入できます。

ただし、パッケージ開発はカスタマイズに制約があるため、企業独自の要件に完全には対応できない場合があります。また、ベンダーのサポートが終了すると、システムの運用が困難になる恐れがあるため、ベンダー選定は慎重に行う必要があります。

SaaS（Software as a Service）

SaaS（Software as a Service）は、インターネットを通じて、クラウド上でアプリケーションが利用できるサービスです。自社でシステム開発は行わず、サービス提供者が用意した既存のシステムを利用します。

導入コストが安い、導入までの期間が短いのが大きなメリットです。また、システムの管理や更新はベンダーが担当するため、自社の管理負担が小さい点も魅力です。

しかし、SaaSはカスタマイズ性が低く、自社の要件に完全に適合させることは難しいのが難点です。また、特定のベンダーに依存するため、他社ベンダーへの移行が難しくなる可能性があります（ベンダーロックイン）。

加えて、システム管理責任の多くをベンダーに委ねるため、ベンダー管理下で発生する問題が自社の業務に直結するリスクがあることにも留意が必要です。

このような問題があるものの、SaaSは高機能なシステムを安価に利用できるため、多くの企業が採用しています。

情報システムを導入するメリット4選

情報システムの導入は、企業に多くのメリットをもたらします。ここでは、情報システムを導入するメリットを4つ紹介します。

1. 業務効率化と生産性向上

情報システムの導入で、業務の効率化や自動化、省力化を図れます。例えば、RPAによる定型的な作業の自動化、グループウェアを活用したスケジューリングの効率化、といったことが可能です。

従業員は付加価値の高い業務に集中できるようになり、企業全体の生産性を向上させられるでしょう。情報システムを導入する際は、自社の課題解決や生産性向上につながるシステムを選定することが重要です。

2. データ活用による意思決定の改善

情報システムを活用すれば、業務データを一元管理し、データの詳細情報をリアルタイムで確認できます。このデータを活用することで、正確な意思決定が可能になるでしょう。

例えば、販売管理システムを導入することで、販売管理システムを導入すれば、日々の売上データが自動的に集計され、商品ごとの売れ行きや在庫状況をリアルタイムで把握できます。この情報を基に、需要予測の精度を高めたり、適切な在庫量を維持したりすることが可能になるのです。

また、顧客管理システムを活用すれば、顧客の購買履歴や問い合わせ内容を一元管理し、分析が可能です。このデータをもとに、顧客ニーズに合った商品開発や販促施策の立案が可能になるでしょう。

情報システムを導入し、データ活用を推進することは、企業の意思決定能力を高め、競争力を強化するための重要な施策だといえるでしょう。

3. コスト削減と競争力強化

情報システムの導入は、業務の効率化を通じて大幅なコスト削減を実現できます。

例えば、定型業務の自動化によって人件費を抑えたり、ペーパーレス化で材料費を節約したりすることが可能です。さらに、業務プロセスの標準化により属人的な業務遂行を防ぎ、人員配置の適正化を図ることで、人件費のさらなる削減が期待できます。

このように情報システムの活用で浮いたコストを、競争力の源泉となる分野に投資することができます。例えば、新商品開発や社員教育、マーケティングの強化などです。このような投資を通じて、企業の競争力強化につなげられるでしょう。

4. セキュリティ対策の強化

情報システムを導入することで、セキュリティ対策の強化に大きく貢献します。その理由は2つです。

1つ目はデータの一元管理です。情報システムを活用すれば、重要な情報を一つのシステムで集中管理できます。これにより、データの所在が明確になり、不正アクセスや情報漏洩のリスクを大幅に減らせます。

2つ目がセキュリティ対策の自動化です。セキュリティシステムの導入で、ウイルススキャンやソフトウェアの更新、データのバックアップなどを自動化できます。これにより、人的ミスによるセキュリティ事故のリスクを下げつつ、セキュリティ管理業務の工数も削減できます。

近年、サイバー攻撃が巧妙化・複雑化しており、個人情報の漏洩や業務停止につながるセキュリティ事故が増加傾向にあります。セキュリティ対策は企業の信頼性を維持し、事業を継続するための重要な取り組みといえます。

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情報システム導入の進め方

ここでは、情報システムを導入する際の一般的な流れと進め方を紹介します。情報システムを導入する流れは、企業の目的や必要となるシステムによって異なります。ここでは情報システムを導入する際の一般的な流れを、以下のステップで解説します。

• 自社の課題と目的の明確化
• 情報システムの要件の決定
• ベンダー選定とプロジェクト管理
• システム開発・導入
• 運用と継続的な改善

自社の課題と目的の明確化

情報システム導入を成功させるには、自社の課題を洗い出し、達成したい目的を明確にすることが重要です。目的が曖昧なまま情報システムの導入を始めると、期待した効果が得られない恐れがあります。

以下のように、課題と目的をセットで書き出すことで、情報システムに求める要件を明確にできます。

課題	目的
人事評価や勤怠管理にエクセルを使用しているため、作業が非効率で情報共有にも時間がかかる	・業務の自動化による効率化・リアルタイムな情報共有による意思決定の迅速化
顧客情報が部署ごとに分散管理されているため、顧客対応に一貫性がなく、営業機会のロスにつながっている	・顧客情報の一元管理によるサービス品質の向上・部署間の連携強化による売上拡大
在庫管理システムが使いづらく、在庫の可視化が難しい。過剰在庫や欠品が頻発している	・在庫の最適化による運転資金の改善・適正在庫の維持によるサービスレベルの向上

課題と目的の設定を通じて、自社にとって最適な情報システムを選択できるようになるでしょう。

情報システム要件の決定

課題と目的を明確にしたら、次は情報システムの要件を具体化します。現場の意見を積極的に取り入れながら、必要な機能を洗い出していきます。

また、現状の業務フローを可視化し、問題点を特定することも重要です。なぜなら、問題点から逆算することで、システムに必要な機能を明らかにできるからです。

ここで決定した情報システムの要件は、ベンダー選定やシステム開発の基礎となります。自社の課題解決と目的達成に直結する要件を過不足なく定義できるよう、慎重に進めることが大切です。

ベンダー選定とプロジェクト管理

情報システムを導入する際は、自社に適した開発方式とベンダーを選ぶことが重要です。

まず、スクラッチ開発、パッケージ開発、SaaSなどの開発方式を比較検討します。それぞれのメリット・デメリットを考慮し、自社の要件に最も合う方式を選びましょう。

次に、複数のベンダーから提案を受け、開発実績やサポート体制なども踏まえて評価します。最終的に、自社との相性が良いと感じられるベンダーを選定します。

適切な開発方式とベンダーを選び、しっかりとプロジェクトを管理することで、情報システム導入の成功につながるでしょう。

システム開発・導入

要件定義が確定したら、いよいよシステムの設計と開発が始まります。この段階では、要件定義で定めた機能や性能を実現するために、システムの詳細設計を行い、プログラミングを進めていきます。

ただし、開発を進める中で、当初の要件では想定していなかった課題が見つかることがあります。そのため、定期的に開発の進捗状況を確認し、必要に応じて要件を調整することが重要です。柔軟に対応することで、より使いやすいシステムを構築できるでしょう。

並行して、データ移行や運用手順の整備など、導入に向けた準備も進めていく必要があります。現行システムから新システムへのデータ移行は、事前にしっかりと計画を立てて取り組みましょう。また、新システムを運用するためのルールや手順を整備し、関係者への周知徹底を図ることが欠かせません。

このように、システム開発と導入準備を着実に進めることで、新システムを円滑に立ち上げ、効果的に活用できるようになるのです。

運用と継続的な改善

システム導入後は、システムが安定して稼働できるよう、運用と保守を実施します。稼働初期は、不具合や問題点などが見つかる可能性が高いため、迅速に対応できる体制を整えておく必要があります。

また、ユーザーの意見を参考にしつつ、必要に応じてシステムの機能改善や業務プロセスの見直しなどを検討しましょう。

IT環境は常に変化しています。最新のシステムやサービスを活用し、業務効率を最大化できるよう、継続的な改善を心がけましょう。また、システムの拡張や統合、セキュリティ強化なども計画的に実施することが重要です。

情報システムの自社導入とアウトソーシングの比較

情報システムを導入する際には、自社で情報システムを開発・導入するか、アウトソーシングを活用するかを選ぶ必要があります。

ここでは、自社導入とアウトソーシングのメリット・デメリットを解説します。どちらの方法を選ぶか迷っている方は、参考にしてください。

自社導入の場合

自社で情報システムを導入するメリットは、システムの内部構造を理解し、自社の要件に合わせて柔軟な運用ができる点です。また、機密情報を社内で管理できるため、セキュリティ面でも安心です。

一方、デメリットは、ITに精通した人材の確保と育成に時間とコストがかかることです。加えて、初期の開発コストと継続的な運用コストの負担が大きくなります。さらに、要件定義や導入プロセスの管理には専門知識が必要となるため、社内に適切な人材がいない場合は、プロジェクトがうまく進まない恐れがあります。

アウトソーシングの場合

アウトソーシングは、外部のベンダーに情報システムの開発・運用を委託する方法です。メリットは、専門知識を持ったスタッフに業務を任せられる点です。人材確保の手間が少ない分、コストを抑えられます。また、要件定義やプロジェクト管理などをベンダーに任せられるため、社内の負担が軽減されます。加えて、ベンダーの豊富な知見を活かしたアドバイスを得られるのも魅力です。

デメリットは、ベンダーがシステムの情報・ドキュメントを適切に共有してくれないと、自社での保守・運用が難しくなる点です。また、アウトソーシング会社とのコミュニケーションが重要になるため、密に連携を取る必要がある点も注意が必要です。

情報システム部門の課題

情報システム部門は、情報システムの運用・管理など重要な役割を担っています。しかし、多くの情報システム部門では、以下の課題を抱えています。

• IT人材、知見の不足
• 人的リソースの不足
• 業務の属人化

それぞれの内容を解説します。

IT人材、知見の不足

情報システム部門の課題の1つが、IT人材の確保が難しいことです。特に、AIやセキュリティといった専門スキルを持つ人材は、需要が高く、獲得競争が激しくなっています。特に中小企業では、IT人材の採用と育成が大きな課題となっています。

社内にIT人材が不足すると、最新技術の導入が遅れたり、重要なシステム開発が滞ったりするリスクがあります。これは事業の成長や競争力強化の足かせになりかねません。

この課題を解決するには、外部リソースの活用が有効です。ITベンダーや専門コンサルタントなど、社外の専門家の知見を借りることで、社内の人材不足を補えます。自社だけでは対応が難しい場合は、積極的に外部リソースを活用していくことが重要です。

人的リソースの不足

情報システム部門では、慢性的な人手不足が課題となっています。システムの運用・保守作業に時間を割かれてしまい、新システムの開発といった付加価値の高い業務に注力できない企業は少なくありません。

この状況を改善するには、業務の効率化やアウトソーシングの活用が有効です。定型的で付加価値の低い作業は外部に委託し、付加価値の高い業務には人員を集中配置する、といった柔軟な人材配置が可能になります。

業務の属人化

多くの中小企業では、情報システムが一人または少数で運営されています。そのため、業務が特定の担当者に依存し、属人化してしまうケースが少なくありません。

業務が属人化すると、担当者の異動や退職時に業務がブラックボックス化するリスクがあります。その結果、システムを改修できなくなったり、業務が停滞する可能性があるのです。

属人化を防ぐには、業務の「見える化」が欠かせません。業務プロセスを標準化し、マニュアルやドキュメントにまとめることで、担当者が代わっても業務が滞らないようにします。また、システムの設計書や運用手順書などを整備し、担当者の引き継ぎをスムーズに行えるようにしておくことも重要です。

普段の業務にマニュアル化、情報共有を組み込むことで、属人化を解消し、引継ぎがスムーズにできる体制を構築できます。

情報システム導入に「IT顧問 情シス君」をおすすめする4つの理由

「IT顧問 情シス君」は中小企業のIT業務全般を支援するサービスです。情報システムの導入・運用のお悩みを、様々な面からサポートします。

ここでは、情シス君がおすすめである具体的な理由を4つ紹介します。

1. 企画から運用までトータルサポート
2. 専門性の高いコンサルタントによる支援
3. 情報システム業務全般をサポート
4. 最適化された料金体系

1. 企画から運用までトータルサポート

情シス君は、システム導入の企画から、開発、導入までトータルサポートを提供します。また、導入後の運用・保守も対応可能なので、システム稼働で継続的に必要となる人的リソースを節約できます。

一例ですが、以下のようなシステム開発・導入をお任せいただけます。

• 各部門でのITツール新規導入
• グループウェアツールの導入
• ITツールの連携, 自動化
• 社内管理システムの導入・カスタマイズ
• 旧型社内システムの刷新

2. 専門性の高いコンサルタントによる支援

情シス君は、専門性の高いコンサルタントによる支援を実施。ITに関する企業課題に対し、最適なソリューションを提供します。IT体制の構築、業務改善や業務の属人化の解消、内製化支援など、様々な課題に対応することが可能です。

また、課題が明確でない場合も、ヒアリング・調査を通して課題を定義することも可能です。そのため、なにから手を付けていいかわからない場合でも、問題を整理し、解決策を提案できます。

3. 情報システム業務全般をサポート

情シス君はシステム導入のサポートだけでなく、情報システム関係の業務を委託することも可能です。ヘルプデスク業務、ネットワーク整備、セキュリティ対策など、情報システム部門の幅広い業務をサポートします。

情報システム部門のリソース不足にお悩みの場合、足りない人材をピンポイントで提供可能です。

4. 最適化された料金体系

情シス君はお客様の状況に合わせて、最適な料金でご利用いただけます。

初期費用は無料。15分単位でのスポット発注やプロジェクト単位での発注が可能なため、無駄な料金が発生しません。

また、時間単価は業務のレベルに合わせて4段階で設定されているため、最適なコストで業務をご依頼いただけます。

情報システムの導入は「IT顧問 情シス君」にお任せ！

この記事では、情報システムの種類や導入するメリット、情報システムを導入する具体的な手順について解説しました。情報システムを活用することで、業務の効率化、業務品質の向上、人手不足の解消など、様々なメリットがあります。

しかし、情報システムの導入には専門的なスキルと、保守運用、継続的な改修が必要です。IT人材の需要が高まる昨今、情報システムのためにリソースを割くことは難しくなっています。

「IT顧問 情シス君」は、情報システムの導入をあらゆる面からサポートできます。最適なシステムの提案から、開発、運用・保守までトータルにサポート可能です。また、そのほかの情報システム業務にも対応できます。経験豊富なスタッフが、人手の足りない業務をピンポイントで代行できます。

そのほか、ITに関するどんなお悩みもお任せください。情シスを立ち上げたい、業務を効率化したい、社内のセキュリティを見直したい等、どんなお悩みでもかまいません。まずは一度、お気軽にご相談ください。

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