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更新日:2024.06.27
情シス業務

情シス業務を丸投げしたい!ベンダー依存のリスクと解決策とは

多くの企業が、情報システム部門(情シス)の業務を外部ベンダーに任せきりにしています。情シスが担う業務は幅広く、専門性も求められるため、社内のリソースだけでは安定した運営は困難なためです。

しかし、情シス業務を丸ごと外部委託してしまうのは危険です。ベンダー任せの状態が続くと、いつの間にか依存状態に陥り、自社でコントロールできなくなってしまいます。

「情シス業務を外部に依存している状態をなんとかしたい」
「自社で情シス業務をコントロールできるようになりたい」

そのような方に向けて、本記事では情シス業務の内製化を進めるための方法を解説します。自社主導でIT運用を進められるよう、具体的な取り組み方をご紹介します。

なお、社内の特定担当者に業務が集中する「属人化」の解消方法については、以下の記事で詳しく解説しています。こちらも合わせてご覧ください。

情シス業務の属人化とは?原因とリスク、効果的な6つの解決策を紹介

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情シス業務が丸投げになってしまう原因

情シス業務をベンダーに依頼している企業は、様々な理由で丸投げせざるを得ない状況に陥っています。主な原因は、以下の3つです。

  1. IT人材の採用が難しい
  2. 担当者の負担が大きい
  3. 情報システム体制が十分でない

それぞれの内容について解説します。

①IT人材の採用が難しい

企業が情シス業務をアウトソーシングする一因は、IT人材の採用難にあります。自社でシステム運用を担える人材を十分に確保できず、丸投げせざるを得ない状況に陥っているのです。

経産省は2030年に約59万人のIT人材が不足すると予測しており、この傾向は今後も続くと考えられます。

(参考:IT人材育成の状況等について P5 │経済産業省

IT人材の獲得競争が激化する中、自社に必要な人材を採用し続けることは容易ではないでしょう。

②担当者の負担が大きい

2つ目の原因として、情シス業務担当者の負担が大きいことが挙げられます。

情シス業務は幅広いため、担当者の負担は大きくなりがちです。さらに、情シス部門は様々な業務に対応できるため、他部署の業務を任されることが少なくありません。

このような状態では、情シス部門のキャパシティを超えてしまい、外部ベンダーに業務の多くを任せざるを得なくなります。

さらに担当者がIT知識に乏しい場合、業務内容を理解せずに丸投げしがちです。結果として主導権を外部に握られ、ベンダー依存が深まるリスクが高まります。

③情報システム体制が十分でない

社内の情報システム体制が不十分なために、情シス業務を外注せざるを得ないケースもあります。

業務プロセスやITインフラの整備ができていないと、安定運用は難しくなります。属人化やブラックボックス化も起こりやすく、自社で遂行するのは容易ではありません。

こうした脆弱な体制下では、情シス業務の多くをベンダーに任せてしまう状況に陥りやすくなります。

情シス業務の丸投げが危険な理由

情シス業務を外部に丸投げすると、特定のベンダーに依存してしまい、情シス業務の主導権を失うリスクがあります。

ベンダーに依存する状態はなぜ危険なのでしょうか。その理由を4つに分けて解説します。

  1. 社内にノウハウが蓄積されない
  2. 外部のベンダーに依存せざるを得なくなる
  3. 業務がブラックボックス化する
  4. 適切なIT戦略やIT投資の意思決定ができなくなる

順番に解説しましょう。

①社内にノウハウが蓄積されない

外部ベンダーに情シス業務を任せきりにすると、情報システムの運用・管理に関するノウハウや知識が社内に蓄積されません。これらのノウハウがなければ、新技術の導入や業務改善が難しくなり、変化への対応力が低下します。長期的には、会社の競争力低下につながりかねません。

また、万一ベンダーとのトラブルが起きた際、交渉の土台となる知識が不足し、不利な立場に立たされるリスクもあります。

②外部のベンダーに依存せざるを得なくなる

特定のベンダーへの依存が高まると、対等な関係を保てなくなる恐れがあります。例えば、ベンダーの都合でサービス内容や料金が変更された場合、受け入れざるを得なくなるリスクがあるのです。

加えて、トラブル発生時にベンダーの対応が遅れたり不十分だったりすると、自社の業務に大きな支障をきたすことになります。業務品質の低下、余計なコストの発生など、様々な問題につながりかねません。

③業務がブラックボックス化する

情シス業務の主導権を外部に握られると、自社の情シス業務内容が不透明になり、ブラックボックス化するリスクが高まります。業務プロセスを正確に把握できなければ、システムトラブルへの対処や、ベンダーの業務遂行状況の適切な評価が難しくなるでしょう。

また改善や効率化の余地がある部分を見落としがちになり、業務品質の低下を招く恐れもあります。主体性を失った状態では、大きな問題に発展する前に手を打つことが難しくなります。

④適切なIT戦略やIT投資の意思決定ができなくなる

ベンダー任せの状態が続くと、社内にノウハウが蓄積しないだけではなく、自社に専門知識を持つ人材が不足し、適切な経営判断が下せなくなるリスクがあります。

市場の変化への対応や、競合他社の動向分析、新技術の評価と導入など、ITに関する戦略的意思決定の質が低下する恐れがあるのです。

自社の強みを生かしたシステム活用や、ビジネス環境の変化に合わせたIT投資など、経営におけるITの重要性が増す中で、この状態は大きな脅威となるでしょう。


内製化の実現は、IT顧問 情シス君におまかせ

「情シス業務を外部に頼りきっている現状をなんとかしたい」
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このような方は、「IT顧問 情シス君」までお問い合わせください。

株式会社デジタルハックが提供する「IT顧問 情シス君」は、中小企業の情報システム業務の支援サービスです。情報システム部門の立ち上げから、IT資産管理、セキュリティ対策、各種ITサポートまで、ワンストップで対応します。

業務の棚卸しやドキュメント整備を通じて属人化を防ぎつつ、貴社に合ったペースで内製化を進められる点が大きな特長です。

加えて、サービスの利用料金は実際の稼働時間に応じて変動するため、無駄なコストを抑えられるのもメリットです。経験豊富なスタッフが一丸となって、貴社の情シス業務の自立を支援します。理想的な情報システム部門の実現に向けて、ぜひ一度ご相談ください。


情シス業務を内製化する手順

情シス業務を外部に丸投げせず、自社で管理するためには業務の内製化が効果的です。ここでは、情シス業務を内製化する流れを6つのステップで解説します。

  1. 内製化する体制を整える
  2. 業務内容を調査・整理する
  3. 内製化する範囲を決める
  4. 業務手順を整理する
  5. 人員の確保・教育
  6. 業務の遂行

1. 内製化する体制を整える

情シス業務の内製化を進めるには、まず推進体制を整える必要があります。プロジェクトの責任者を任命し、外注先との調整役を担わせましょう。調整役は外注先との窓口となる重要な役割です。これまで外注先とやり取りしてきた経験のある社員が適任でしょう。

次に、内製化を担うメンバーを集めます。スタート時点では業務の調査・整理ができる少数精鋭のチームで始め、徐々に増員していくのが効果的です。

2. 業務内容を調査・整理する

現状を正確に分析するため、まずは外部委託中の情シス業務を漏れなく洗い出します。ヘルプデスクやIT資産管理、セキュリティ対策など、情シス部門が担う業務について、具体的な作業内容や工数を可視化することが重要です。

情報システム部門の主な業務は以下の通りです。

業務内容
ヘルプデスク社員からのPC操作やトラブルに関する問い合わせに対応し、業務をサポートする。
IT資産管理PCやソフトウェアライセンスなどのIT資産を管理し、効率的な運用を実現する。
キッティングPCのセットアップや初期設定、ソフトウェアのインストールなどを実施し、従業員がすぐに使える状態にする。
ITインフラ整備ネットワークやサーバーの設計・構築・運用を通じ、安定したシステム環境を提供する。
セキュリティ対策ウイルス対策やアクセス制御など、情報資産を守るためのセキュリティ施策を実施。
社内システムの開発業務効率化のための社内システムの開発、運用までを担当。
IT戦略策定経営戦略に沿ったIT投資計画の立案、新技術の調査・導入などを通じて、競争力強化を支援

業務の全体像が明らかになれば、自社で担うべき範囲が見えてきます。優先度の検討や、体制構築の青写真も描きやすくなるでしょう。整理した情報は一覧表などにまとめ、関係者で共有することをおすすめします。

3. 内製化する範囲を決める

洗い出した業務内容を精査し、内製化する範囲を見極めます。まずは現状のリソースを考慮し、ただちに内製化に着手できる領域から始めるとよいでしょう。

加えて、将来的には内製化すべき重要業務も見据えておかなければなりません。特にIT戦略の立案や、技術動向の調査といった上流工程は、情シス部門が企業のデジタル変革を主導する上で欠かせない役割です。できる限り早期の内製化を目指すべきでしょう。

全ての業務を一度に内製化するのは現実的ではありません。まずは一部の小規模な業務からスタートし、段階的に対象業務を拡大していくとよいでしょう。

4. 業務手順を整理する

内製化する業務の手順を詳細に調べ上げ、マニュアルやドキュメントとして整備します。手順書は業務の指針となるだけでなく、ノウハウの継承や属人化の防止にも役立ちます。

外注先が協力的であれば、これまで使っていた資料を提供してもらえるかもしれません。そうでない場合は、自社でゼロから作り上げる必要があります。

手順のドキュメント化が難しければ、内製化を支援するサービスを利用するのもよいでしょう。プロに任せることで、効率的かつ実践的なマニュアル整備が可能になります。

5. 人員の確保・教育

内製化を支える人材を確保し、計画的に育成していくことが重要です。まずは社内の他部門に適任者がいないか探ってみましょう。意欲と適性のある人材を異動させるのは、即戦力を得る有効な手段の一つです。

ただし、社内リソースだけでは十分な人員やスキルが揃わないこともあります。その場合は、アウトソーシングの併用も視野に入れるべきでしょう。その際は依存しすぎないよう、指示出しや進捗管理など、自社で主導できる範囲を明確にしておくことが肝心です。

確保した人材には、計画的な教育が不可欠です。社内研修に加え、外部の専門講座なども活用しながら、着実にレベルアップを図ることが求められます。スキル向上は内製化の成否を左右する重要な鍵となるでしょう。

6. 業務の遂行

人員の確保と教育が整えば、いよいよ自社での情シス業務運用を開始します。初期トラブルを避けるため、まずは小規模な業務から試行的にスタートするのがおすすめです。

運用開始後は、現場の声に真摯に耳を傾けることが大切です。担当者の意見やフィードバックを積極的に吸い上げ、業務の改善に活用しましょう。

PDCAサイクルを回しながら、継続的に品質の向上を図ることが重要です。最初は苦労の連続かもしれませんが、着実に前進していけば、いずれスムーズな内製化運用を実現できるでしょう。

ベンダー依存から脱却するためのアウトソーシングの活用方法

情シス業務の丸投げによる最大の問題は、ベンダーへの依存度が高まり、自社で業務を遂行できなくなることです。

ベンダー依存から脱却するには、自社主導の情シス体制構築が欠かせません。自社が情シス運営の主導権を握れば、ベンダーに業務を委託しても、依存状態に陥るリスクを回避できるでしょう。

ただし理想的な体制を自社だけで整えるのは容易ではありません。そこでおすすめしたいのが、アウトソーシングの戦略的活用です。以下に、内製化を実現するためのアウトソーシング活用法を詳しく解説します。

情報システム体制の構築を支援してもらう

情報システム体制の構築には、高度な専門性が求められます。自社にIT人材が不足していれば、独力で取り組むのは困難です。そんな時は、アウトソーシングを利用して専門家の知見を借りましょう。

経験豊富なアウトソーシング会社のサポートを受ければ、最適な情報システム体制を効率よく構築できます。自社主導の運営基盤が整えば、業務の内製化を大きく前進させられるでしょう。

ドキュメント作成を任せる

内製化には、マニュアルや手順書、仕様書など、様々なドキュメント整備が不可欠です。しかしドキュメント作成は手間と時間がかかり、専門的ノウハウも必要とされます。

そこでおすすめなのが、ドキュメント作成のアウトソーシングです。プロのスキルを活用することで、作業負担を大幅に軽減しつつ、業務内容を明確化できます。

特に属人化が進んだ業務では、ドキュメント化は効果的です。手順が可視化されれば、特定の担当者に頼らずとも、一定レベルの品質を保って業務を遂行可能になります。

ドキュメント作成は、アウトソーシングを積極活用すべき分野の一つと言えるでしょう。属人化のリスクを排除し、担当者の負担を和らげながら、着実に内製化を進められるようになります。

内製化支援を受ける

アウトソーシングでは、内製化支援を受けることも可能です。自社で自立的に業務を遂行できるよう、マニュアル作成やIT研修など、様々なサポートを提供してくれます。

内製化には長い時間と労力、ノウハウが必要です。そのため、自社のリソースだけで内製化を達成することは困難です。内製化に向けたアウトソーシングの活用は、外部に依存した状態を脱却するために効果的な選択肢といえるでしょう。

足りない人員を提供してもらう

自社に十分な人的リソースがない場合でも、アウトソーシングを活用すれば、不足する人員を外部から調達できます。これにより、人員やリソース不足による問題を解消できるでしょう。

ただし、業務の主導権を握るためには、自社が情シス業務の内容を理解することが大切です。その上で、必要に応じて実際の作業を外部に委託するようにしましょう。

IT顧問 情シス君の特徴

「IT顧問 情シス君」は、中小企業の情報システム部門の支援サービスです。自社で情シス業務を自走できる体制作りを強力に支援します。ここでは、情シス君の大きな強みを4つご紹介します。

  • 情シス立ち上げ、IT体制構築を支援
  • 業務整理・ドキュメント化に対応
  • 内製化を支援
  • すべての情シス業務を代行可能

情シス立ち上げ、IT体制構築を支援

情シス君は、情報システム部門の立ち上げからIT体制の構築まで、専門的な知見を活かして強力にサポートします。高度なスキルが求められるこれらの領域において、立ち上げから安定運用に至るまでの全工程を、一貫して支援いたします。

まず社内の情報システム環境を徹底的に分析し、課題を明確化。その上で経験豊富なスタッフが、自社主導の情シス業務遂行に向けた最適解をご提案します。ゼロからの立ち上げも、既存体制の再構築も、確かなノウハウを基にサポートいたします。

業務整理・ドキュメント化に対応

情シス君は、業務の可視化とドキュメント整備を徹底し、属人化とブラックボックス化のリスクを排除します。

情報システム運用では、特定の担当者への業務集中や、仕組みの不透明化が起こりがちです。この状態を放置すると、業務が特定の個人に依存する属人化につながってしまいます。

情シス君では、業務フローを整理した上で、マニュアルや設計書など、必要な資料を漏れなく準備。情報共有や引継ぎをスムーズにし、担当者が代わっても一定の品質を保てる体制を整えます。

蓄積したドキュメントは、社内教育や業務改善にも有効活用できます。ドキュメント化の推進により、組織の対応力を高め、属人化を未然に防げるでしょう。

内製化を支援

情シス君は、企業の実情に合わせ、段階的な内製化をご提案可能です。自社のペースに合わせてIT運用の自立化を進められるよう、きめ細やかに支援いたします。

将来の完全内製化を見据えた計画的なアプローチで、着実に自社のIT運用力を高められます。外部リソースを有効に活用しつつ、ノウハウを着実に蓄積できる、自立した情報システム部門の実現を目指せるでしょう。

すべての情シス業務を代行可能

情シス君は、情報システムに関わるあらゆる業務領域に対応可能です。日常的な運用・保守からセキュリティ対策、システム企画開発に至るまで、ワンストップで必要なサービスを提供いたします。

幅広い業務メニューの中から、自社の状況やニーズに合わせて、最適な組み合わせをお選びいただけます。例えば定型的なヘルプデスク対応のみを委託したり、大規模な開発プロジェクトを丸ごと任せたりと、柔軟な活用が可能です。

必要な時に、必要な分だけサービスを利用できるため、無駄のないリソース配分が実現します。社内の人的リソースを最大限に活用しながら、足りない部分を的確にカバーするといった利用が可能です。

情シス業務を丸投げしている状態を解消するには「IT顧問 情シス君」の導入がおすすめ

情報システム部門の業務を外部ベンダーに丸投げしていると、ノウハウが社内に蓄積されず、競争力低下につながるリスクがあります。ベンダー依存の状態では、情シス業務の主導権を握れず、業務の改善や改革が思うように進みません。

この問題を解決するには、情シス業務の内製化が不可欠です。自社でしっかりとコントロールできる体制を整えることで、外部リソースを活用しつつも、ベンダー任せにならない運用を実現できるでしょう。

とはいえ、自社だけで理想的な情報システム部門を作り上げるのは容易ではありません。そこで頼りになるのが、「IT顧問 情シス君」の伴走型支援サービスです。情シス君は、業務の棚卸しからドキュメント整備、体制構築まで、内製化の取り組みを幅広くサポートします。

情シス業務の代行サービスも実施しているので、自社の状況に合わせた最適な活用が可能です。セキュリティ対策や日常業務の代行、トラブル対応など、情報システムに関するあらゆる課題に対応いたします。

ITに関するお悩みがあれば、ぜひお気軽にご相談ください。