近年、SaaS（Software as a Service）は、企業の業務効率化やコスト削減に欠かせないツールとして広く活用されています。しかし、十分に活用できていないと感じている企業も少なくありません。

「SaaSを導入するメリットや注意点が知りたい」

「SaaSを選ぶときのポイントを教えてほしい」

「SaaS導入効果の高い事例を知りたい」

このような悩みをお持ちの方に向けて、本記事ではSaaSを導入するメリットや注意点を解説します。

さらに、効果の高い事例や具体的な導入ステップについても紹介しますので、SaaSの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

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SaaSとは？

SaaS（Software as a Service）は、インターネット経由でソフトウェアを利用できるサービス形態です。自社でシステムを開発・管理する必要がなく、常に最新バージョンを使用できます。

従来のオンプレミス型では、自社サーバーの構築やソフトウェアのメンテナンスが必要でしたが、SaaSはクラウド上で提供されるため、導入や運用の負担が大幅に軽減されます。

また、月額や年額の料金体系が一般的で、初期費用を抑えて導入しやすい点もメリットです。手軽に利用できることから、業務効率化やコスト削減を目的に、多くの企業で採用が進んでいます。

SaaS・PaaS・IaaSとの違い

SaaSに類似のサービスとしてPaaSやIaaSがあります。これらは、サービスの提供範囲や管理責任が異なるのが特徴です。

PaaS（Platform as a Service） は、アプリケーション開発に必要なプラットフォームを提供するサービスです。PaaSを利用することで、インフラ管理の負担を軽減できます。

IaaS（Infrastructure as a Service） は、サーバーやネットワークなどの基盤リソースをクラウド経由で提供するサービスです。OSやアプリケーションの自由度が高い反面、管理の負担も大きくなります。

このように、それぞれのサービスは利用目的と管理領域が異なります。

SaaSを導入するメリット

SaaSを導入することで、さまざまなメリットが得られます。ここでは、主な4つのメリットを紹介します。

1. 短期間で導入できる
2. 導入費用を抑えられる
3. 自社の運用負担が少なくなる
4. セキュリティ対策をベンダーに任せられる

これらのメリットを理解することで、SaaS導入による具体的な効果をイメージできるでしょう。

1. 短期間で導入できる

SaaSは、すでに完成しているシステムを利用するため、システム開発が不要です。ユーザー登録や最低限の初期設定をするだけで、すぐに利用を開始できます。

また、SaaSにはインターネット経由でアクセスできるため、端末へのアプリケーションのインストールが不要な点も特徴です。これにより、導入プロセスがスムーズになり、開始までの時間を大幅に短縮できます。

SaaSを導入することで、業務の効率化を短期間で実現でき、競争力の強化につながるでしょう。

2. 導入費用を抑えられる

SaaSは、従来のオンプレミス型システムと比べて、導入費用を大幅に抑えられるのが特徴です。

多くのSaaSは月額制の料金体系を採用しており、初期費用が無料または低額であることが一般的です。これにより、企業は大きな初期投資をせずにシステムを導入できます。

さらに、SaaSはクラウド上で提供されるため、物理サーバーの購入やシステムの保守・管理にかかる人件費が不要です。

限られた予算で運用する中小企業にとって、大きなメリットとなるでしょう

3. 自社の運用負担が少なくなる

SaaSでは、サービス提供事業者がインフラの管理や運用保守を担当するため、自社のIT部門やスタッフの負担を軽減できます。サーバー管理やシステム更新を自社で行う必要がないため、技術的な対応にかかる工数を大幅に削減できます。また、障害発生時の対応も事業者が行うため、迅速な復旧が可能です。

SaaSを導入することで、自社の運用負担を最小限に抑え、空いたリソースを主要業務や戦略的な取り組みに充てることが可能になります。

4. セキュリティ対策をベンダーに任せられる

SaaSには、セキュリティ面でも大きなメリットがあります。セキュリティに精通したSaaS事業者は、不正アクセス対策やデータ暗号化、システムの脆弱性管理などのセキュリティ対策を徹底しています。そのため、企業は専門知識がなくても、安全な環境でサービスを利用可能です。

サイバー攻撃や情報漏えいのリスクが高まる昨今、SaaSの強固なセキュリティ対策は、企業の機密情報や顧客データを守る上で大きな役割を果たします。SaaSを活用することで、自社で個別にセキュリティ対策を施す負担を減らしながら、高い安全性を確保できます。

SaaS導入の注意点

SaaSを導入する際には、メリットだけでなく注意点もあります。ここでは、次の4つを紹介します。

• ランニングコストが発生する
• カスタマイズできる範囲が少ない
• 障害時に利用が制限される
• サービス選定や導入にはノウハウが必要

これらの課題を事前に理解し、適切に対策を講じることで、SaaS導入後のトラブルを最小限に抑えられます。自社内で対応が難しく、専門的な支援が必要となるケースもあるため、アウトソーシングやコンサルティングなどの活用も検討するとよいでしょう。

ランニングコストが発生する

SaaSは、月額または年額のサブスクリプション料金がかかります。初期費用が安価でも、長期的に見ると総コストが想定以上に膨らむことがあります。

特に、利用するユーザー数やプランによって料金が変動する場合、契約前に必要な機能や利用規模を見極めることが重要です。また、アップグレードや追加オプションの費用が発生するケースもあるため、契約条件を事前に確認しておく必要があります。

利用するユーザーやプランを考慮し、長期的な視点でコストをシミュレーションして、無駄な支出を防ぐ対策を講じましょう。適切なプラン選定とコスト管理を実施することで、SaaSを効果的に活用できます。

カスタマイズできる範囲が少ない

SaaSは標準化されたサービスのため、カスタマイズの自由度が限られています。そのため、特定の業務に特化した独自機能の開発や、細かな設定変更が難しい場合があります。

自社の業務プロセスとSaaSの仕様が合わないと、スムーズな運用ができない可能性があります。そのため、導入前に必要な機能を明確にし、SaaSとの適合性をしっかり確認することが重要です。

ニーズに合うサービスが見つからない場合は、SaaSのカスタマイズ性を補う追加ツールの活用や、業務フローの見直しを検討しましょう。適切な選定を実施することで、SaaSの利便性を最大限に活かせます。

障害時に利用が制限される

SaaSは、サーバーダウンやネットワーク障害が発生すると、利用が制限される可能性があります。利用者側では直接対処できないため、復旧を待つしかありません。

業務への影響を最小限に抑えるには、事前に対策を講じておくことが重要です。例えば、定期的なデータバックアップの実施や、重要な業務の代替手段を用意しておくと安心です。

SaaSを導入する際は、障害発生時のリスクを想定し、業務が継続できる体制を整えましょう。あらかじめ対応策を決めておくことで、突発的なトラブルの影響を抑え、安定した運用が可能になります。

サービス選定や導入にはノウハウが必要

SaaSを有効活用するには、適切なサービスの選定とスムーズな導入ノウハウが不可欠です。

よくわからないままSaaS導入を進めても、サービスの選定ミスや運用上のトラブルにつながり、期待した効果が得られません。導入プロセスや各サービスの機能特性を十分に理解して利用することが重要です。

もしSaaS導入に不安がある場合は、外部のコンサルティングサービスや導入支援サービスの活用も有効な選択肢です。サービス選定や導入プロセス全体をサポートしてもらうことで、迅速にSaaSを導入できるでしょう。

SaaS導入の効果が高い事例

次に、SaaS導入の効果が高い具体的な事例を3つ紹介します。

• 人事・労務システム
• 営業支援システム
• コミュニケーションツール

これらの事例を理解することで、SaaS導入の効果を得やすい事業や業務の分野を把握でき、導入による失敗を未然に防げるでしょう。

人事・労務システム

人事・労務システムを導入することで、給与計算や勤怠管理、採用管理などの業務を自動化でき、手作業の負担が軽減されます。また、データを一元管理できるため、情報の共有や分析がしやすくなり、業務全体の効率化につながります。

クラウド型の人事システムは、リモートワーク環境でもスムーズに運用できるため、柔軟な働き方を実現できる点もメリットです。

さらに、多くのSaaSは最新の法規制やガイドラインに対応しており、企業のコンプライアンス強化にも貢献します。これにより、法改正への対応をスムーズに進めながら、人事・労務業務を最適化できます。

営業支援システム

営業支援システムは、営業活動の管理を効率化し、成約率の向上に貢献します。顧客情報や案件の進捗をリアルタイムで把握できるため、適切なタイミングでのフォローが可能になり、商談の成功率を高めることが期待できます。

また、データ分析機能を活用すれば、顧客の購買履歴や問い合わせ内容を基に最適な提案が可能です。これにより、営業担当者はより効果的なアプローチを実施し、成約までの期間を短縮できます。

自社の営業スタイルに適したシステムを選び、継続的に運用・改善していくことが重要です。

SaaS導入のプロセス

続いて、SaaSを導入する際の手順を紹介します。具体的なプロセスは以下の通りです。

1. 必要な機能を明確化する
2. SaaS事業者を選定する
3. 事業者と導入調整をおこなう
4. 運用を開始する

SaaS導入には、自社内だけでは対応が難しく、専門的なサポートが必要な場合もあります。

必要に応じて、アウトソーシングやコンサルティングサービスも活用するとよいでしょう。

1. 必要な機能を明確化する

SaaSを導入する際の最初のステップは、自社に必要な機能を明確にすることです。業務プロセスを分析し、解決したい課題を洗い出しましょう。

例えば、顧客管理を効率化したい場合は、顧客情報を一元管理できる機能や、分析機能が求められます。勤怠管理の自動化を目的とするなら、打刻機能やシフト管理機能が必要になるでしょう。

また、現場の社員からの意見をヒアリングし、実際の業務フローと合致するかを確認することも重要です。どれだけ高機能でも、現場のニーズに合わなければ効果は十分に発揮されないからです。

SaaSの導入を長期的な成功につなげるためにも、事前に必要な機能を明確にし、最適なサービスを選定しましょう。

2. サービスを選定する

必要な機能が明確になったら、次に適切なSaaSを選定します。まず、要件に基づいて候補となるサービスをリストアップし、機能・価格・セキュリティ・サポート体制などを比較検討しましょう。

また、導入実績や同業他社での利用事例も参考になります。自社と類似した企業が導入しているか、どのような効果が得られているかを確認することで、より適切な選定が可能です。

このように、慎重に比較検討することで、自社の業務に最適なSaaSを選べます。選定時の詳細なポイントについては、後ほどくわしく解説します。

3. 事業者と導入調整をおこなう

サービスが決まったら、選定したSaaS事業者と契約条件やスケジュールを調整します。データ移行やシステム連携の詳細を事前に協議し、必要な作業を明確にしておくことで、導入時のトラブルを防げます。また、運用開始をスムーズにするため、社員向けのトレーニング計画や、緊急時のサポート体制・窓口情報も事前に確認しておくことが重要です。

万全な準備を実施することで、導入後のトラブルを最小限に抑え、スムーズな定着につなげられます。

4. 運用を開始する

運用開始後は、利用者からのフィードバックを積極的に収集し、設定や業務フローの微調整を行います。社員がスムーズにサービスを活用できるよう、適切なサポート体制を整え、社内への定着を促進することが重要です。

運用が始まると、予期しないトラブルや課題が発生することもあります。迅速に対応できるよう、問い合わせ窓口を周知し、必要に応じてマニュアルの更新や社内研修を実施しましょう。

また、運用が安定してからも定期的な評価と改善を繰り返し、業務に最適な状態を維持することが求められます。継続的な運用改善を実施することで、SaaSの効果を最大限に引き出し、業務のさらなる効率化につなげられます。

SaaS選定時に確認すべきポイント

ここでは、SaaS選定時に確認すべき主なポイントを5つ紹介します。

• 求める要件を満たしているか
• 料金体系は明確か
• 自社で利用環境を用意できるか
• セキュリティ対策は十分か
• トライアル期間が設けられているか

これらのポイントを押さえておくことで、SaaS選びで失敗するリスクを軽減できるでしょう。

求める要件を満たしているか

SaaSを選定する際は、自社の業務ニーズや目的に適しているかを確認することが重要です。具体的には、業務プロセスをどの程度効率化できるか、コスト削減につながるかを見極めましょう。

また、既存システムとの互換性や、SaaSの拡張性・柔軟性も考慮する必要があります。これらを事前に確認しないと、導入後に「既存システムと連携できない」「業務規模の変化に対応できない」といった問題が発生し、追加コストや手間がかかる可能性があります。

適切なSaaSを選定することで、業務の最適化を実現し、継続的な業務改善につなげることが可能です。事前の検討を十分に行い、自社に最適なサービスを選びましょう。

料金体系は明確か

SaaSを選定する際は、料金体系の明確さを確認することが重要です。特に、月額・年額の利用料など、継続的に発生するコストを把握し、予算管理の観点から適切に検討しましょう。

また、ユーザー数や利用量に応じて料金が変動するケースもあるため、想定される利用規模に基づいたシミュレーションも必要です。これらを事前に確認しておかないと、導入後に想定外のコストが発生し、予算を圧迫する可能性があります。

料金の仕組みを正確に理解し、隠れたコストがないかをチェックすることで、適切な予算計画を立てやすくなります。契約前に詳細な見積もりを確認し、コスト面でのリスクを最小限に抑えましょう。

自社で利用環境を用意できるか

SaaSをスムーズに導入・運用するためには、自社の利用環境が対応しているか事前に確認することが重要です。環境が整っていないと、動作不良や業務の遅延が発生し、業務効率が低下する可能性があります。

使用するデバイスやOSがSaaSの推奨環境に適合しているかを検証し、不足があればアップデートや設定変更を実施しましょう。また、インターネット接続の安定性も確認し、必要に応じて通信環境を改善することが大切です。

特に出先や現場など、社外でSaaSを利用する場合は、それぞれの利用環境も考慮する必要があります。

適切な環境を整えることで、SaaSの機能を最大限に活用し、業務の効率化やコスト削減の効果を十分に得られます。

セキュリティ対策は十分か

SaaSを選定する際は、十分なセキュリティ対策が施されているかを確認することが重要です。データ暗号化やアクセス制御などサービスの仕様を確認し、不正アクセスを防ぐ対策が適切に講じられているかを把握しましょう。

また、事業者が定期的にセキュリティ監査を実施しているか、脆弱性への対応が迅速かどうかも確認が必要です。さらに、データのバックアップ体制や災害復旧計画が整っているかを事前に検証することで、万が一のトラブル時にも安心して運用できます。

加えて、第三者機関の認証も重要な判断材料となります。特に、情報セキュリティ管理の国際標準であるISMS認証（ISO/IEC 27001）を取得している事業者を選ぶことで、高い安全性を確保できるでしょう。

安全に運用するためにも、契約前にセキュリティ対策の詳細を確認し、信頼できるサービスを選びましょう。

トライアル期間が設けられているか

SaaSを選定する際は、トライアル期間が設けられているサービスを優先的に検討するのがおすすめです。

トライアルでは本番環境に近い状態でシステムを利用できるので、操作性や機能が自社の業務に適しているかを確認できます。実際に利用する従業員のフィードバックを収集することで、業務フローとの適合性を評価し、導入後のミスマッチを防ぐことが可能です。

選定ミスを防ぎ、スムーズな導入につなげるためにも、トライアル期間を積極的に活用しましょう。

SaaS導入にあたって注意すべき点

最後に、SaaS導入にあたって注意すべき点を紹介します。

• 導入作業の負担が大きくなりやすい
• 社内に浸透させる施策が求められる
• 利用するSaaSが多すぎると、管理負担が大きくなる

特に情シス担当者はこれらの点に対して、適切な施策を実施する必要があります。

ただし、そのためには専門的な知識やノウハウが欠かせません。自社だけでの対応が困難な場合は、コンサルティングサービスなど、外部からの支援を受けることもおすすめです。

導入作業の負担が大きくなりやすい

SaaSを導入する際は、導入前の準備に多くの時間と労力がかかります。要件定義やデータ移行、既存システムとの整合性の確認など、導入プロセスは想定以上に複雑になることがあります。

データを適切に移行し、システム間の連携を確保するためには、詳細な検討と十分なテストが必要です。これらの作業が不十分だと、運用開始後にトラブルが発生し、業務に支障をきたすリスクがあります。

一度導入したSaaSは簡単に切り替えられないため、導入の失敗は長期的に業務へ悪影響を及ぼす可能性があります。導入に不安がある場合は、コンサルティングサービスを活用するなど、専門家の意見を参考にしながら慎重に進めましょう。

社内に浸透させる施策が求められる

SaaSを導入しても、社内に浸透しなければ十分な効果を発揮できません。新しいツールに対して抵抗を感じる従業員も多いため、スムーズに定着させるための施策が必要です。

まず、マニュアルの整備やトレーニングを実施し、従業員が迷わず使える環境を整えましょう。また、運用ルールを明確にし、社内に周知させることで、ツールの活用度を高められます。

さらに、利用状況を把握し、現場の課題や意見を反映しながら、継続的に運用を改善することも重要です。

利用するSaaSが多すぎると、管理負担が大きくなる

SaaSを導入しすぎると、ユーザーアカウントや契約プラン、請求管理が煩雑になり、管理負担が増大します。

また、システム同士の連携が複雑になり、業務効率が低下する恐れもあります。さらに、SaaSごとにアクセス権限を適切に設定しないと、情報漏えいや不正アクセスのリスクが高まってしまうため、細心の注意が必要です。

このような課題を防ぐためには、利用するSaaSを必要最低限に抑える、または一元管理できる仕組みを整備することが重要です。適切な選定と管理を行い、SaaSのメリットを最大限に活用しましょう。

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この記事では、SaaSの導入について解説しました。SaaSは業務効率化やコスト削減など様々なメリットがあります。しかし、導入に際しては、適切なサービス選定や入念な導入準備、社内浸透のための施策など、専門性の高い課題も伴います。

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